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Desarrollar el plan de negocios de una agencia de eventos

La apertura de una agencia de eventos es un proyecto apasionante para muchos emprendedores.

No obstante, en primer lugar, es útil desarrollar un plan de negocios con datos concretos.

Este tipo de documento permite implantar la estrategia más eficaz para mejorar su agencia de eventos, mediante el cual se planteará los indicadores listados a continuación: el presupuesto estimado, el plan de desarrollo, las cargas previstas, el umbral de rentabilidad, así como las utilidades de su agencia de eventos. Estos solo son algunos ejemplos.

Del mismo modo, el plan de negocios de su agencia de eventos le servirá de gran ayuda para conseguir con éxito un financiamiento (préstamo, subvenciones, ayudas públicas, etc.) con una institución financiera.

¿Qué indicadores debe incluir el plan de negocios de una agencia de eventos?
¿Cuál es la estructura de un plan de negocios?
¿Cómo estimar los ingresos futuros de su agencia de eventos?
¿Cuáles son los indicadores financieros que no deberían faltar en el plan de negocios?
¿Cómo analizar detalladamente el punto muerto (de equilibrio) para una agencia de eventos?

Enseguida, responderemos las preguntas.

Del mismo modo, para consolidar el éxito de su empresa, puede obtener de inmediato nuestro plan de negocios desarrollado para una agencia de eventos.

La preparación del plan de negocios de una agencia de eventos

¿Qué me va a aportar redactar un plan de negocios exhaustivo para una agencia de eventos?

La preparación del un plan de negocios para su agencia de eventos brinda la magnífica oportunidad de:
- listar las estadísticas de actualidad que representan el sector de eventos
- mostrar las dinámicas del sector
- agregar los factores claves de éxito de una agencia de eventos
- identificar a sus clientes, al igual que lo que prefieren
- elaborar una propuesta de valor para este nuevo proyecto
- listar los competidores sin olvidar sus estrategias
- elaborar las ventajas competitivas que aportarán mayor valor a los clientes de su agencia de eventos
- definir, mediante el Business Model Canvas, el modelo de negocio de su proyecto
- desarrollar un plan clave (con varias etapas)
- analizar y prever los eventos y riesgos que podrían enfrentar su agencia de eventos
- convencer a un banco o un inversionista de que su agencia de eventos alcanzará su punto de equilibrio

Los miembros de nuestro equipo han creado un buen plan de negocios para una agencia de eventos que sirve para responder a estos objetivos en su conjunto.

¿Qué partes tiene el plan de negocios de una agencia de eventos?

Este tipo de documento debe abarcar múltiples factores, datos y análisis estratégicos.

No obstante, es fundamental organizarlos para obtener un plan de negocios que respaldará la credibilidad de su proyecto.

Es lo que nuestro equipo ha hecho en nuestro plan de negocios para una agencia de eventos, el cual está estructurado en cinco partes que le presentaremos ahora.

La primera parte corresponde a la “Oportunidad de Mercado”.

En esta parte del documento, nuestro equipo va a presentar estadísticas con relevancia del sector de eventos. Varias veces al año, nuestros expertos actualizarán los datos del modelo.

Esta parte del plan de negocios ofrece la oportunidad de listar las tendencias relevantes del sector de eventos (por ejemplo el híbrido (real-virtual o presencial), los lugares "como en casa", los espacios de inmersión y de artes cinéticas, los lugares insolitos, sin olvidar los ambientes "eco-friendly").

En conclusión, hay elementos que posibilitan que una agencia de eventos tenga finanzas sanas.

La segunda sección hace referencia a la “Presentación de la Empresa”. Esta sección le da la posibilidad de introducir las particularidades de su proyecto empresarial: ¿Cuáles son los servicios de la agencia? ¿Cuáles son los plazos de entrega? ¿Puede organizar eventos 100% virtuales?, etc.

También se expone la propuesta única de valor de su agencia de eventos. Finaliza con la presentación del responsable del proyecto (la persona encargada de este proyecto de empresa).

Seguidamente, encontrará la parte que se refiere al “Estudio de Mercado” y que le dará la oportunidad de listar los segmentos de clientes de su agencia de eventos.

Se estudian igualmente los futuros competidores por medio de una evaluación del ambiente competitivo. Esta parte incluye, entre otras cosas, un FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas), una herramienta que permite exponer las fortalezas y debilidades de su agencia de eventos, y las oportunidades y amenazas del entorno.

La sección “Estrategia” permite detallar un plan de desarrollo con todos los pasos que harán que su agencia de eventos alcance su punto de equilibrio.

En esta parte, encontrará un plan de marketing que generará el crecimiento del volumen de negocios.

Para concluir, este plan de negocios concluye con una parte que habla de las “Finanzas”. En esta sección, vamos a presentar un plan financiero de 3 años de su agencia de eventos.

¿Cómo redactar el Resumen Ejecutivo de una agencia de eventos?

Con la finalidad de lograr el Resumen Ejecutivo (Executive Summary en inglés) de su agencia de eventos, hay que contemplar algunas normas.

En primer lugar, tenga en cuenta que este documento debe ser resumido. Que no sume más de dos páginas (algo como 1 000 palabras). En efecto, es la forma condensada del plan de negocios de su agencia de eventos.

Análogamente, debe ser contundente, ya que debe evidenciar que su agencia de eventos generará ganancias.

Tenga cuidado con errores tipográficos habituales e indique las virtudes de su nuevo proyecto (por ejemplo: comunica las prioridades a su personal (y establece procesos para garantizar su realización), comparte información regularmete con los clientes potenciales a través de su blog y sus redes sociales, comprende perfectamente lo que esperan sus clientes (y sigue en contacto estrecho con ellos durante los preparativos) o destaca sus logros y los comentarios positivos de sus clientes en su sitio web).

El Resumen Ejecutivo de su agencia de eventos tendría que cumplir con una estructura determinada, como la de nuestro plan de negocios diseñado para una agencia de eventos, explicada anteriormente.

¿Cómo debería elaborar el estudio de mercado de una agencia de eventos?

Un buen estudio de mercado para una agencia de eventos ofrece la posibilidad de conocer los conceptos relevantes de su nueva empresa, por ejemplo los indicadores del mercado, las últimas tendencias incluso los competidores.

Cada proyecto comercial debe, de hecho, empezar con un estudio de mercado estructurado.

¿Cómo proceder? Es necesario listar y clasificar múltiples indicadores.

Enseguida encontrará los factores de la sección "Estudio de Mercado" del plan de negocios elaborado para una agencia de eventos:
- los datos con relevancia del sector de eventos
- las recientes tendencias de consumo del mercado
- los diferentes segmentos de mercado de su agencia de eventos
- un estudio de las agencias de eventos competidoras
- las ventajas competitivas con relevancia de este tipo de proyecto
- un SWOT (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas) adaptado a una agencia de eventos

Los elementos más importantes del plan de negocios para una agencia de eventos

¿Cómo aclarar el modelo de negocio de una agencia de eventos?

El modelo de negocio de una agencia de eventos es la venta de servicios relacionados con eventos, para particulares (B2C) o empresas (B2B).

Dependiendo del tipo de agencia de eventos, los servicios varían. Casi todos ellos se encargarán de la organización de los eventos, con el establecimiento de un presupuesto provisional. Algunos también se encargan de campañas publicitarias y negociaciones con proveedores de servicios.

Habitualmente, en las páginas de un plan de negocios, se sintetiza el modelo de negocio de su futuro proyecto empresarial utilizando un Modelo Canvas.

Este canvas ofrece la oportunidad de fácilmente exponer las cualidades de su agencia de eventos, y entre otras cosas, la política de distribución, los gastos, los canales de comunicación, etc.

El plan de negocios establecido para una agencia de eventos ya incluye un esquema de modelo de negocios para este tipo de actividad.

¿Cuáles son los segmentos de clientes para una agencia de eventos?

Segmentar su mercado consiste en fragmentar una audiencia potencial en varios grupos similares.

En el caso de una agencia de eventos, hay que categorizar los clientes que, potencialmente, van a solicitar sus servicios para organizar eventos.

¿Por qué debemos segmentar a nuestros clientes? Este análisis brinda la magnífica oportunidad de organizar la presentación de su base de clientes en su plan de negocios. En efecto, esta iniciativa ayudará a informar su mensaje de forma relevante (va a "segmentar" las ofertas y los mensajes de su agencia de eventos según varios grupos, por ejemplo).

Posibles ejemplos de segmentos de mercado para su agencia de eventos son los responsables de ferias y exposiciones, las empresas que planifican seminarios y actividades de team building, así como las parejas que quieren casarse.

En nuestro plan de negocios diseñado para una agencia de eventos encontrará un análisis exitoso de los segmentos de mercado creado para esta industria.

¿Cómo diseñar el análisis de la competencia para una agencia de eventos?

Como podrá imaginarse, no estará solo en el sector de eventos.

También, encontrará agencias de eventos competidoras que ofrecen una propuesta similar.

Su plan de negocios debería detallar un estudio detallado de las agencias de eventos competidoras. Tiene que detallar sus características más salientes, sin olvidar sus virtudes y las oportunidades de mejora.

Identifique específicamente las áreas de oportunidad (por ejemplo: servicios limitados, mala comunicación con los clientes, incumplimiento de los plazos, tasas elevadas y engañosas así como incapacidad para ofrecer presupuestos gratuitos).

¿Por qué? Porque estos elementos generan, sin duda alguna, frustración por parte de los diferentes clientes de sus agencias de eventos. No reproduzca los mismos desaciertos y construya ventajas competitivas para su agencia de eventos.

Una ventaja competitiva es todo lo que va a ayudar a su agencia de eventos a sobresalir entre sus competidores en el mercado.

A continuación, podrá revisar unos ejemplos de ventajas competitivas que puede generar para una agencia de eventos:
- recopila datos constantemente durante sus eventos para elaborar una estrategia eficaz (y para trabajar por la mejora continua de los resultados)
- comunica las prioridades a su personal (y establece procesos para garantizar su realización)
- comprende perfectamente lo que esperan sus clientes (y sigue en contacto estrecho con ellos durante los preparativos)
- comparte información regularmente con los clientes potenciales a través de su blog y sus redes sociales
- utiliza una aplicación de organización de eventos (que sirve para planificarlos de forma más eficaz y conservar toda la información en un único lugar)
- sigue la evolución y los blogs del sector para estar al tanto de las nuevas tendencias
- etc.

Obtenga nuestro plan de negocios elaborado para una agencia de eventos para obtener un estudio de los competidores ya elaborado, al igual que la presentación de las ventajas competitivas para esta industria.

¿Cómo escribir la matriz SWOT (FODA) para una agencia de eventos?

El análisis SWOT representa una tabla de cuatro cuadrantes que ayudará a sintetizar las fortalezas así como las debilidades de una empresa, como, por ejemplo, su agencia de eventos.

Asimismo, este análisis será útil para listar las oportunidades y también las amenazas que pueden influir en su desarrollo.

Un FODA exitoso de su agencia de eventos debe ser resumido y persuasivo.

Redactar un análisis FODA (o SWOT) de su agencia de eventos es una tarea laboriosa para empresarios en etapa de aprendizaje que construyen repetidamente SWOTs mal redactados, desordenados y difícilmente persuasivos.

Esto es una pena dado que, de igual manera que Business Model Canvas, la matriz SWOT (FODA) se supone debe ser una representación resumida, revelando varios informaciones relevantes de su agencia de eventos de una forma muy esquemática.

Para conseguir un SWOT completo, redactado y modificable, puede conseguir el plan de negocios desarrollado para una agencia de eventos.

¿Cómo diseñar la estrategia de marketing de su agencia de eventos?

En el plan de negocios de su agencia de eventos, debería presentar un plan a largo plazo para alcanzar el crecimiento de su empresa.

La estrategia de marketing sintetiza y estructura todas las acciones e iniciativas tomadas para que cada vez más clientes opten por solicitar sus servicios para organizar eventos.

A modo de ejemplo, se puede citar el proceso de desarrollo de un sitio web profesional para su agencia de eventos. Crear una página web ofrece innumerables ventajas para su agencia de eventos (por ejemplo: una vitrina para exhibir su oferta, le ayuda a generar prospectos (y facilita la retención de clientes), un canal de venta muy poderoso, etc.)

Así mismo, tendría que optimizar el posicionamiento de su sitio web (es el SEO, o Search Engine Optimizacion) y, especialmente, en palabras clave específicas para que su agencia de eventos llegue a los primeros puestos en los buscadores.

Si quiere estar seguro de estar arriba en los motores de búsqueda, puede invertir y crear sus campañas en la plataforma de publicidad de paga Google Ads.

Su agencia de eventos debe, igualmente, incrementar su presencia en las redes sociales. La plataforma de publicidad online, llamada Facebook Ads, proporciona la oportunidad de impulsar su agencia de eventos y su oferta a personas adecuadas. Representa una iniciativa eficaz para adquirir nuevos clientes.

Por otra parte, puede constituir alianzas sostenibles con empresas que serán útiles para que su agencia de eventos gane reconocimiento.

Hay mayores acciones y también canales de marketing que desarrollar. Encuéntrelos en el plan de negocios diseñado para una agencia de eventos.

Las tablas financieras en el plan de negocios para una agencia de eventos

Un plan de negocios bien construido incorpora un análisis financiero con múltiples indicadores y tablas financieros.

Debe, por ejemplo, anticipar el volumen de ventas de su agencia de eventos.

Sería esencial que estas estimaciones financieras resultan relevantes. Nuestro plan financiero de una agencia de eventos incluye un sistema de verificaciones automáticas para ayudarle a desarrollar estimaciones pragmáticas. En este documento, las tarifas de los servicios de su agencia de eventos son, entre otras cosas, editables (puede probar una serie de hipótesis).

Paralelamente, tiene que establecer un presupuesto previsto para su agencia de eventos. Este presupuesto integra el conjunto de los costes del inicio, incluyendo cifras detalladas.

El análisis del umbral de rentabilidad (o "punto de equilibrio") de su agencia de eventos debe también ser una parte clave del plan de negocios de su agencia de eventos. Este análisis ayuda a saber qué ingresos debería generar para que su agencia de eventos genere ganancias. Al igual, esta iniciativa revela datos útiles acerca de los beneficios de su agencia de eventos.

Asimismo, hay que listar los gastos corrientes de su agencia de eventos.

A modo de ejemplo, debe tener en cuenta los salarios del personal de producción, comunicación y logística (si tiene un equipo grande), la remuneración de los artistas y animadores de eventos, las comisiones de los proveedores de servicios (si subcontrata determinados servicios) o el alquiler del local en el que se encuentra su agencia de eventos (si no es propietario del local).

A modo de conclusión, el análisis financiero de su agencia de eventos será mejor si incluye, entre otras cosas, un sistema de pago y cobro, el Requisito de Capital Circulante, sin olvidar algunos ratios financieros y gráficos.

Todos esos datos están contenidos en nuestro plan financiero diseñado para una agencia de eventos.