Establecer el plan de negocios de una agencia

Antes de crear una agencia, es indispensable contar con un plan de negocios que pueda servir como ruta para alcanzar el éxito de su empresa. 

Este texto es la oportunidad de estructurar el plan de desarrollo de su agencia, al tener en cuenta las nociones listadas a continuación: el presupuesto necesario para comenzar el proyecto, el modelo de negocios, los ingresos futuros, el umbral de rentabilidad y las futuras utilidades de su proyecto. 

Al mismo tiempo, el plan de negocios de su agencia será primordial para obtener un financiamiento con un banco, un business angel, un accionista, etc.

¿Qué fundamentos incluye el plan de negocios de una agencia?
¿Cuáles son las diferentes partes?
¿Qué fórmula debería utilizar para analizar a detalle el presupuesto inicial de su agencia?
¿Cuáles son los ratios contables que no debería omitir en este documento?
¿Cómo calcular el punto muerto (de equilibrio) para una agencia?

Nos centraremos en responder estas dudas en este artículo.

A la par, para maximizar las posibilidades de éxito de su empresa, consiga ya nuestro plan de negocios redactado para una agencia.

La redacción del plan de negocios de una agencia

¿Debería elaborar un plan de negocios para crear una agencia?

La elaboración de un plan de negocios para su agencia da una excelente oportunidad de:
- analizar los últimos datos que caracterizan el mercado sobre el cual se ejerce
- agregar las nuevas dinámicas que representan al sector
- resumir los criterios claves del éxito de una agencia
- entender a sus futuros clientes
- crear una buena propuesta de valor para su proyecto
- analizar las agencias competidoras
- comparar las ventajas competitivas para su proyecto
- presentar el modelo de negocio de su proyecto
- diseñar un plan de marketing
- conocer los riesgos asociados y las potenciales consecuencias negativas para su agencia
- persuadir a los posibles inversionistas de que su nuevo proyecto tendrá finanzas sanas

Los expertos de nuestro equipo han preparado un buen plan de negocios para una agencia que sirve para asegurarse de que podrá cumplir con todos los elementos que acabamos de mencionar. 

¿Qué debería contener el plan de negocios de una agencia?

Un buen plan de negocios integra varios componentes, gráficas y estudios completos.

Como cabría esperarse, es indispensable organizarlos para conseguir un documento agradable y fácil de leer.

Este es uno de los criterios cruciales que hemos tenido en cuenta en nuestro plan de negocios para una agencia, el cual consta de cinco secciones. 

La parte introductoria es la “Oportunidad de Mercado”.

En esta sección del documento, nuestro equipo va a presentar datos actualizados relevantes del mercado sobre el cual se ejerce. Las cifras se actualizan varias veces al año.

Este nivel es el espacio para mostrar las tendencias de consumo relevantes del mercado sobre el cual se ejerce, por ejemplo, las plataformas de freelancing, los nómadas digitales, el video marketing, el aprendizaje autónomo, o la web3.

Adicionalmente, se exponen los factores de éxito que posibilitan que una agencia tenga la capacidad de generar beneficios.

La segunda sección corresponde a la “Presentación de la Empresa”. En ella, se abre la posibilidad de introducir las peculiaridades de su agencia: ¿dónde se encuentra?, ¿cuál es el sector de actividad?, ¿cuáles son los servicios que la agencia propone a sus clientes?, etc.

También se introduce la propuesta de valor de su empresa y se concluye con la presentación de quien está a la cabeza de su proceso de creación. 

A continuación, encontrará el “Estudio de Mercado”, el cual le dará la posibilidad de listar los segmentos de clientes de su agencia.

Se presentan también los competidores mediante un estudio de la competencia. Esta sección contiene un análisis FODA, una herramienta que sirve para exponer las fortalezas y debilidades de su agencia, así como las oportunidades y amenazas que pueden interferir.

La “Estrategia” permite exponer un plan a largo plazo con las fases que harán que su agencia genere utilidades.

Entre otras cosas, encontrará un proyecto de marketing que permitirá el crecimiento de los ingresos a largo plazo.

El plan de negocios elaborado para una agencia acaba con una parte que se centra en las “Finanzas”. En esta sección, vamos a establecer una estrategia financiera completa de su agencia.

¿Qué procedimiento debería utilizar para escribir el Resumen Ejecutivo para una agencia?

Para estructurar exitosamente el Resumen Ejecutivo de su agencia, tendrá que respetar algunos requerimientos fijos.

Primeramente, verifique que el texto sea corto y sencillo de entender. Que no supere más de dos páginas. Concéntrese en mostrar la información más importante del plan de negocios de su agencia.

De la misma manera, no olvide ser convincente al probar que su agencia será rentable.

Intente evitar anomalías en la escritura (como correcciones, tachones, superposición de caracteres, etc.) y detalle las fortalezas de este nuevo proyecto, por ejemplo: tiene un sitio web profesional dotado de un sistema para concertar citas, proporciona servicios 100% en línea, ofrece presupuestos detallados y transparentes o tiene un alto índice de éxito.

Recuerde que su Resumen Ejecutivo tiene que seguir una estructura concreta, como la de nuestro plan de negocios redactado para una agencia, brevemente expuesta anteriormente.

¿Qué fórmula debería utilizar para escribir el estudio de mercado para una agencia?

El documento en referencia permite identificar los elementos relacionados con su nueva empresa, por ejemplo, el comportamiento de los clientes, los cambios en la dinámica de consumo y las fortalezas y debilidades de los competidores.

Cada idea empresarial debería, en realidad, empezar con un estudio de mercado bien redactado.

¿Cómo elaborarlo? Pues bien, será necesario listar y ordenar algunos componentes.

Esto son algunos de los conceptos que hemos incluido en el "Estudio de Mercado" del plan de negocios elaborado para una agencia:
- los principales datos del mercado sobre el cual se ejerce
- las novedades del sector
- los diferentes segmentos de mercado de su agencia
- el análisis de los competidores
- ejemplos de ventajas competitivas con respecto a este tipo de proyecto
- un análisis SWOT (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas) adaptado a una agencia

Los conceptos fundamentales del plan de negocios para una agencia

¿Cómo aclarar los segmentos de clientes para una agencia?

Segmentar su mercado se trata de categorizar una base de clientes en diferentes grupos con características similares.

En el caso de una agencia, deberá organizar a las personas que puedan solicitar los servicios que ofrece su empresa.

¿Para qué sirve la segmentación de mercado? Esta iniciativa le da la posibilidad de clasificar la presentación de sus clientes en su plan de negocios. De hecho, tal ejercicio será el mecanismo por el cual podrá de transmitir su mensaje de forma relevante, de acuerdo con las características específicas de cada grupo de clientes. 

Potenciales ejemplos de segmentos de mercado para su agencia son las empresas que quieran organizar un evento (agencia de eventos), los consumidores que quieran comprar una propiedad (agencia inmobiliaria), así como las familias que quieren ir de vacaciones (agencia de viajes).

En las páginas de nuestro plan de negocios establecido para una agencia, encontrará un estudio a detalle de los segmentos de mercado redactado para esta actividad.

¿Cómo elaborar el análisis de la competencia de una agencia?

Sin duda alguna, uno de los puntos fundamentales del plan de su negocio debería ser el análisis detallado de las agencias competidoras. En este sentido, dicho documento debería exponer un estudio formal de sus características más importantes, incluyendo sus ventajas y sus puntos a mejorar.

Enfóquese en los puntos débiles de estas empresas, los cuales suelen ser: tarifas relativamente altas, falta de capacidad de respuesta, tiempo de espera demasiado largo, falta de información en el sitio web, así como desinterés por las necesidades de los clientes.

¿Por qué enumerar estas debilidades? Porque estos elementos generan, sin duda alguna, decepción por parte de los diferentes clientes. Sea muy cuidadoso y no caiga en los mismos errores e impulse ventajas competitivas para su agencia.

Con este término, se hace referencia a todo lo que va a ayudar a su agencia a resaltar entre los competidores del mercado.

Enseguida, encontrará unos ejemplos de ventajas competitivas que puede desarrollar para una agencia:
- ofrece una amplia gama de servicios
- tiene un sitio web profesional, dotado de un sistema para concertar citas
- proporciona presupuestos en línea detallados y transparentes
- ofrece servicios 100% en línea
- cumple los plazos acordados con los clientes
- establece una comunicación clara con quienes solicitan sus servicios

Puede utilizar nuestro plan de negocios para una agencia para obtener un estudio de los competidores ya redactado, sin olvidar la lista de las ventajas competitivas para esta industria.

¿Cómo crear la matriz FODA (SWOT) para una agencia?

La matriz FODA es una herramienta con cuatro cuadrantes que le ayudará a saber cuáles son las fortalezas, así como las debilidades de una empresa.

Por otra parte, el SWOT (FODA), le ayudará a presentar las oportunidades, así como las amenazas que pueden influir en su proyecto.

Un análisis de esta clase tiene que ser sucinto y pertinente.

Establecer un SWOT (FODA) para una agencia constituye una tarea difícil para empresarios en etapa de aprendizaje que establecen documentos estructurados incorrectamente, inconclusos y apenas claros.

Esto es una pena porque, al igual que el esquema del modelo de negocio, el análisis FODA (o SWOT) debe ser una plantilla simplificada, con múltiples elementos asociados a su agencia, organizados de una forma muy esquemática.

Para obtener un análisis FODA (o SWOT) completo y modificable, acceda al plan de negocios desarrollado para una agencia.

¿Cómo desarrollar una estrategia de marketing para una agencia?

En las páginas del plan de negocios de su agencia, tendrá que sintetizar una estrategia a largo plazo para garantizar el crecimiento de su proyecto.

La estrategia de marketing lista y clasifica la totalidad de acciones e iniciativas que va a planear para que cada vez más clientes deseen solicitar los servicios que ofrece su agencia.

Podría, por ejemplo, poner en marcha un sitio web profesional. Crear una página ofrece un gran número de ventajas para su agencia, por ejemplo: dar visibilidad a su negocio, facilidad para ser encontrado, ver lo que les interesa más a sus clientes, entre otros aspectos.

Es necesario que mejore su posicionamiento en motores de búsqueda a través del SEO. Esto puede lograrse al usar palabras clave para que su agencia sea bien visible.

Si quiere asegurarse de subir posiciones en los motores de búsqueda, también puede invertir y crear sus campañas en la herramienta Google Ads.

Su agencia debe, asimismo, mantenerse activa en las redes sociales. La plataforma de anuncios pagados, Facebook Ads, brinda la oportunidad de impulsar su empresa, al ofrecerla a una audiencia elegida a partir de datos demográficos.

En adición, es posible estrechar colaboraciones sostenibles con empresas, que serán útiles para que su agencia gane visibilidad.

Existen múltiples acciones y también canales de marketing que desarrollar. Encuéntrelos en el plan de negocios elaborado para una agencia.

El estudio financiero en el plan de negocios de una agencia

Un plan de negocios exitoso debería contener un análisis financiero con ratios económicos.

Es necesario, entre otras cosas, calcular el volumen de negocio de su agencia.

Por supuesto, es fundamental que estas previsiones sean pertinentes. Nuestro plan financiero establecido para una agencia abarca un sistema con varias verificaciones automáticas para acompañarle a desarrollar proyecciones realistas. Dentro de este modelo financiero, las tarifas de los servicios de su agencia de contratación son modificables (puede utilizar diversas hipótesis).

De la misma manera, tendrá que establecer un presupuesto estimado para su agencia. Esta tabla abarca la totalidad de los gastos iniciales, así como las cifras relacionadas.

El análisis de los indicadores de rentabilidad de su agencia debe ser una sección esencial del plan de negocios. Este proceso ayuda a anticipar el objetivo económico que debería conseguir para que su agencia genere utilidades. Paralelamente, este análisis proporciona algunas indicaciones acerca de las utilidades de su empresa.

De forma similar, es necesario detallar los gastos corrientes de su agencia.

A modo de ejemplo, deberá tener en cuenta el presupuesto asignado a los equipos informáticos, las tarifas para la subcontratación de determinadas tareas, la suscripción a aplicaciones y softwares de oficina o los pagos bancarios mensuales, en caso de que haya optado por esta opción.

Para terminar, el análisis financiero de su agencia le beneficiaría mucho más al incorporar un balance general, un plan de tesorería, incluso ratios financieros.

Si no tiene experiencia en la creación de planes de negocios, es muy fácil pensar que el proceso es muy complejo. No obstante, con la guía adecuada, seguramente podrá completarlo de forma sencilla. Por eso, no dude en utilizar el plan financiero redactado para una agencia.