Pasos fundamentales para emprender en la creación de un espacio de coworking
Nuestros expertos han elaborado un plan de negocios para un espacio de coworking completamente personalizable
Crear un espacio de coworking es una aventura emocionante para aquellos que buscan fomentar una comunidad de profesionales independientes, emprendedores y equipos pequeños en un ambiente colaborativo y dinámico.
Ya seas un empresario con experiencia en la gestión de espacios o un visionario que desea ofrecer un entorno de trabajo alternativo, lanzar un espacio de coworking requiere una estrategia bien pensada y un compromiso firme.
En este artículo de blog, te proporcionaremos una hoja de ruta detallada para abrir tu propio espacio de coworking, desde la concepción de la idea hasta la celebración de tu primer día de operaciones.
Cómo debes prepararte para iniciar un espacio de coworking
Investigación de mercado y concepto
Definir un concepto claro
Definir un concepto es un paso esencial al abrir un espacio de coworking.
Este concepto será la piedra angular de todas las decisiones futuras, como el diseño del espacio, los servicios que ofrecerás, y el tipo de profesionales o empresas a los que te dirigirás. Un concepto bien definido puede ayudarte a diferenciarte en el mercado y atraer a la clientela ideal para tu espacio de coworking.
En esencia, elegir el concepto adecuado es como decidir la personalidad y el ambiente de tu espacio de coworking antes de abrir sus puertas al público.
Para facilitar tu elección, hemos creado una tabla resumen con algunos de los conceptos más populares para espacios de coworking.
| Concepto | Descripción | Audiencia |
|---|---|---|
| Coworking Corporativo | Espacios diseñados para empresas y profesionales que buscan un ambiente de trabajo formal y servicios de oficina completos. | Empresas establecidas, equipos de proyectos, startups en fase de crecimiento. |
| Coworking Creativo | Ambientes inspiradores con áreas de trabajo flexibles, destinados a profesionales de la industria creativa como diseñadores, artistas y escritores. | Creativos, freelancers, artistas. |
| Coworking Tecnológico | Espacios equipados con la última tecnología, orientados a startups tecnológicas, programadores y profesionales de IT. | Startups tecnológicas, programadores, ingenieros de software. |
| Coworking Ecológico | Espacios que promueven la sostenibilidad con prácticas ecológicas y diseño biofílico, atrayendo a empresas y profesionales con valores ambientales. | Emprendedores verdes, organizaciones sin fines de lucro, activistas ambientales. |
| Coworking de Industria Específica | Espacios especializados en sectores específicos, como legal, médico o financiero, ofreciendo recursos y conexiones relevantes. | Profesionales de sectores específicos, consultores, especialistas. |
| Coworking Social | Espacios que fomentan la interacción y colaboración entre miembros, con áreas comunes y eventos de networking. | Emprendedores sociales, profesionales que buscan networking, pequeñas empresas. |
| Coworking de Lujo | Instalaciones de alta gama con servicios premium, diseñados para ejecutivos y profesionales que buscan un entorno exclusivo. | Ejecutivos, profesionales de alto nivel, líderes de la industria. |
| Coworking para Mujeres | Espacios dedicados a mujeres emprendedoras y profesionales, ofreciendo un entorno de apoyo y recursos específicos. | Mujeres empresarias, freelancers, líderes femeninas. |
| Coworking Familiar | Espacios que ofrecen facilidades para padres trabajadores, como guardería o áreas de juego para niños. | Padres trabajadores, profesionales con niños pequeños. |
| Coworking de Bienestar | Espacios que integran el trabajo con el bienestar personal, ofreciendo actividades como yoga, meditación y gimnasio. | Profesionales conscientes de la salud, trabajadores remotos, freelancers. |
Seleccionar una audiencia
Al abrir un espacio de coworking, es esencial que consideres a tu público objetivo para definir el concepto adecuado que satisfaga sus necesidades y expectativas.
Por ejemplo, si tu público objetivo son emprendedores y startups, podrías enfocarte en ofrecer espacios flexibles y dinámicos que fomenten la colaboración y la creatividad. Esto podría incluir salas de reuniones equipadas con la última tecnología, áreas de descanso y tal vez incluso un espacio para eventos y talleres.
Si, por otro lado, tu objetivo son freelancers y profesionales independientes, tu espacio de coworking podría ofrecer una variedad de opciones de membresía que se adapten a diferentes presupuestos y estilos de trabajo, desde escritorios fijos hasta oficinas privadas. Además, podrías incluir servicios adicionales como impresión, acceso a una biblioteca de recursos y café de cortesía.
La importancia de elegir tu público objetivo desde el principio radica en que esto determinará todo acerca de tu espacio de coworking: desde el diseño y los servicios que ofreces hasta la ubicación y las estrategias de marketing. Es como diseñar un producto; consideras las necesidades y deseos de tus usuarios antes de crearlo para asegurarte de que será bien recibido.
Además, entender a tu público objetivo te permitirá comunicarte de manera más efectiva con él. Si sabes a quién estás intentando atraer, podrás encontrar las mejores maneras de hacerles saber sobre tu espacio de coworking. Por ejemplo, si tu público son freelancers, podrías promocionarte en plataformas en línea donde estos profesionales buscan recursos y comunidades.
En nuestro plan de negocios para un espacio de coworking, hemos identificado diferentes segmentos de clientes que podrían ser relevantes para tu proyecto.
A continuación, te presentamos una tabla resumen con algunos de los posibles segmentos de mercado para tu espacio de coworking, para darte una idea más clara de a quién podrías dirigirte.
| Segmento de clientes | Descripción | Preferencias / Necesidades |
|---|---|---|
| Emprendedores y Startups | Equipos innovadores en busca de flexibilidad y oportunidades de networking. | Espacios colaborativos, salas de reuniones tecnológicas, flexibilidad en contratos y oportunidades de crecimiento. |
| Freelancers | Profesionales independientes que buscan un lugar inspirador para trabajar. | Variadas opciones de membresía, escritorios fijos, oficinas privadas, servicios de impresión y café gratis. |
| Trabajadores Remotos | Empleados que trabajan a distancia y necesitan un espacio fuera de casa. | Conexión a internet de alta velocidad, espacios tranquilos, acceso a salas de conferencias y una comunidad de apoyo. |
| Estudiantes | Estudiantes universitarios o de posgrado en busca de un lugar para estudiar o trabajar en proyectos. | Horarios flexibles, precios accesibles, áreas de estudio tranquilas y oportunidades de colaboración. |
| Profesionales Corporativos | Trabajadores de empresas que necesitan espacios temporales o para proyectos específicos. | Oficinas bien equipadas, servicios de secretariado, ubicaciones prestigiosas y facilidades para clientes corporativos. |
| Artistas y Creativos | Creativos en busca de un ambiente estimulante y colaborativo. | Espacios abiertos y luminosos, áreas para exposiciones o presentaciones, y una comunidad de mentes creativas. |
Familiarizarse con las tendencias de la industria
Al abrir un espacio de coworking, es crucial estar al tanto de las tendencias emergentes en el mercado laboral y en la forma en que las personas trabajan. Estas tendencias pueden influir significativamente en el diseño, los servicios y las comodidades que ofreces, lo que a su vez puede atraer a una clientela más diversa y dinámica.
Las tendencias reflejan los cambios en las necesidades y expectativas de los trabajadores modernos. Al incorporar estas tendencias en tu espacio de coworking, te diferencias de otros espacios más tradicionales y ofreces una experiencia única y actualizada.
De hecho, actualizamos nuestro plan de negocios para espacios de coworking dos veces al año con las nuevas tendencias emergentes. Creemos que esto te ayudará a construir un espacio de coworking aún más exitoso.
Por ejemplo, hay una creciente demanda de flexibilidad, con profesionales buscando contratos de membresía mensuales o incluso diarios en lugar de compromisos a largo plazo. Los espacios de coworking que ofrecen esta flexibilidad se adaptan mejor a las necesidades cambiantes de los freelancers y empresas emergentes.
Además, hemos notado que la colaboración y la comunidad son cada vez más importantes, con espacios diseñados para fomentar la interacción y el networking entre los miembros.
La tecnología también juega un papel crucial, con la necesidad de una infraestructura de alta velocidad y herramientas de trabajo colaborativo en línea. Los espacios de coworking que proporcionan estas tecnologías se vuelven más atractivos para los profesionales digitales.
En la era del bienestar, los espacios de coworking con áreas de descanso, opciones de comida saludable y oportunidades para el ejercicio físico pueden mejorar la satisfacción y la productividad de los miembros.
Hemos listado más tendencias en la tabla a continuación.
| Tendencia | Descripción |
|---|---|
| Flexibilidad de membresía | Ofrecer contratos flexibles que permitan a los miembros elegir entre membresías diarias, mensuales o a largo plazo. |
| Comunidad y colaboración | Diseñar espacios que promuevan la interacción social y profesional, facilitando el networking y la colaboración. |
| Infraestructura tecnológica | Proporcionar acceso a internet de alta velocidad, herramientas de trabajo colaborativo y tecnología de punta. |
| Espacios de bienestar | Incluir áreas de descanso, gimnasios, y opciones de alimentos saludables para promover un estilo de vida equilibrado. |
| Diseño sostenible | Implementar prácticas de sostenibilidad en el diseño y operación del espacio, como materiales ecológicos y energía renovable. |
| Eventos y talleres | Organizar eventos educativos y talleres para el desarrollo profesional y personal de los miembros. |
| Servicios de valor agregado | Ofrecer servicios adicionales como impresión 3D, estudios de grabación o asesoría legal y contable. |
| Privacidad y seguridad | Garantizar espacios privados y seguros para llamadas y reuniones, así como la seguridad de datos y pertenencias personales. |
| Ubicaciones estratégicas | Seleccionar ubicaciones convenientes y accesibles, cerca de transporte público, áreas comerciales y servicios. |
| Integración con la vida local | Conectar el espacio de coworking con la comunidad local a través de arte, cultura y participación en eventos locales. |
Sin embargo, también hay algunas tendencias en declive.
Los espacios de coworking puramente transaccionales, que solo ofrecen un escritorio y una silla sin valor agregado, están perdiendo popularidad frente a aquellos que ofrecen una experiencia más rica y comunitaria.
Además, los espacios que ignoran la importancia de la sostenibilidad y el bienestar pueden encontrarse en desventaja, ya que los profesionales son cada vez más conscientes de estos aspectos en su entorno de trabajo.
Finalmente, con el aumento del trabajo remoto, los espacios de coworking que no se adaptan a las necesidades de flexibilidad y tecnología de sus miembros pueden no ser tan atractivos en el mercado actual.
Elegir la ubicación adecuada
Elegir la ubicación ideal para tu espacio de coworking es un paso crítico para asegurar su éxito y requiere una cuidadosa consideración de múltiples factores.
Comprender la demografía local es esencial. Saber quiénes son los profesionales y empresas en tu área te permitirá adaptar tu espacio y servicios a sus necesidades. Por ejemplo, si hay una alta concentración de startups tecnológicas, podrías ofrecer espacios con infraestructura de alta tecnología y salas de reuniones equipadas para presentaciones y videoconferencias.
La visibilidad y accesibilidad son clave. Un espacio de coworking ubicado en un área de fácil acceso y visible aumenta las posibilidades de atraer a freelancers y equipos remotos. Considera ubicaciones cerca de centros de transporte o en distritos de negocios donde el flujo de profesionales sea constante.
La proximidad a servicios como cafeterías, restaurantes y gimnasios puede mejorar la experiencia de tus miembros y hacer que tu espacio de coworking sea más atractivo. Esto también puede fomentar alianzas con negocios locales para ofrecer descuentos y beneficios a tus miembros.
Analiza la competencia en el área. Aunque no querrás estar saturado de espacios de coworking, una cierta cantidad de competencia indica una demanda de estos servicios. Identifica lo que puedes ofrecer que sea único o superior para diferenciarte.
El costo del alquiler es un factor crítico. Las ubicaciones premium tendrán alquileres más altos, así que es vital equilibrar el potencial de atraer a más miembros con el costo del espacio. Asegúrate de que el alquiler sea manejable con tus ingresos proyectados. A veces, una ubicación con menos visibilidad pero con un alquiler significativamente más bajo puede ser más rentable a largo plazo.
Negociar términos de arrendamiento favorables puede tener un impacto significativo en la salud financiera de tu espacio de coworking. Esto puede incluir cláusulas de renovación, límites en los aumentos de alquiler o periodos de gracia para el pago del alquiler al principio.
Considera el potencial de crecimiento en el área. ¿Hay proyectos de desarrollo que puedan aumentar el número de negocios y profesionales en la zona? La flexibilidad para expandir tu espacio en el futuro es un activo valioso.
El acceso a estacionamiento y transporte público es a menudo subestimado pero puede influir significativamente en la conveniencia para tus miembros. Un lugar fácil de acceder es más probable que mantenga una membresía estable.
Utilizar herramientas de investigación de mercado y análisis demográfico puede proporcionar información valiosa sobre las mejores áreas para establecer tu espacio de coworking. Estas herramientas pueden ayudarte a identificar zonas con una alta concentración de tu mercado objetivo.
La decisión entre un área céntrica y una zona más residencial dependerá de tu público objetivo y modelo de negocio. Los centros urbanos ofrecen mayor visibilidad y tráfico, pero con alquileres más altos y competencia. Las zonas residenciales pueden ofrecer una comunidad más cercana y alquileres más bajos, pero pueden requerir más esfuerzo en marketing para atraer a los miembros.
Estar cerca de universidades, centros de innovación y parques tecnológicos puede proporcionar un flujo constante de emprendedores y estudiantes que buscan un espacio de trabajo flexible.
Entender las leyes de zonificación locales y otros requisitos legales es crucial para asegurar que la ubicación elegida sea viable para un espacio de coworking. Cumplir con estas regulaciones desde el principio puede evitar problemas legales y gastos innecesarios en el futuro.
Finalmente, evaluar el potencial a largo plazo de una ubicación es esencial. Considera los desarrollos futuros del área que podrían afectar tu espacio de coworking, ya sea atrayendo más miembros o incrementando la competencia o los costos operativos.
Presupuesto inicial y gastos
Calcular cuánto necesitas para empezar
En promedio, el capital inicial necesario para abrir un espacio de coworking puede oscilar significativamente, desde aproximadamente $30,000 a $80,000 para una operación modesta, hasta $100,000 y más de $200,000 para un espacio más grande y sofisticado con instalaciones de alta calidad.
Si estás interesado en conocer el presupuesto exacto que necesitarás para tu propio espacio de coworking y también obtener una lista detallada de gastos, puedes utilizar el plan financiero que hemos desarrollado, específicamente para espacios de coworking. Este archivo de Excel es sumamente sencillo de manejar y te brindará un análisis instantáneo y detallado de tu futuro proyecto.
El presupuesto puede variar aún más debido a la ubicación del espacio de coworking. Las ubicaciones céntricas en zonas de alto tráfico suelen tener costos de alquiler más elevados, lo que puede incrementar considerablemente los gastos iniciales.
El tamaño del espacio de coworking también es un factor determinante en la inversión inicial. Un lugar más amplio no solo implica un alquiler más alto, sino que también requiere más mobiliario, equipo tecnológico y personal, lo que conduce a mayores costos operativos.
La calidad de las instalaciones y servicios ofrecidos es otro aspecto importante. Un espacio con mobiliario ergonómico, buena iluminación y tecnología de punta es más costoso, pero puede atraer a una clientela dispuesta a pagar más por un ambiente de trabajo superior. Por otro lado, empezar con mobiliario y equipo básico puede disminuir los costos iniciales, pero podría resultar en una menor atracción de clientes y la necesidad de mejoras a futuro.
Si dispones de un capital limitado, aún es posible abrir un espacio de coworking, pero es esencial una planificación y priorización cuidadosas. El presupuesto mínimo podría estar entre $20,000 y $40,000 si eliges una ubicación menos costosa, optimizas el uso del espacio, adquieres mobiliario de segunda mano y gestionas la mayoría de las tareas por tu cuenta. Este enfoque requiere una estrategia práctica, enfocándote en ofrecer servicios básicos de calidad para reducir la complejidad y los costos.
Para maximizar un presupuesto reducido, considera los siguientes consejos.
| Aspecto | Consejos |
|---|---|
| Ubicación | Busca áreas con rentas más accesibles que aún mantengan una buena conectividad y accesibilidad para los profesionales. Considera compartir espacio con otro negocio para reducir costos. |
| Mobiliario y equipo | Adquiere mobiliario y equipo de oficina usado o reacondicionado de fuentes confiables para ahorrar en costos iniciales. Prioriza la calidad en elementos clave como sillas y conexión a internet. |
| Servicios ofrecidos | Comienza con una oferta de servicios básicos y expande conforme crezca tu base de clientes. Esto puede incluir espacios de trabajo compartidos, salas de reuniones y servicios de impresión. |
| Autogestión y multitareas | Maneja personalmente diversas funciones dentro del espacio de coworking, desde la administración hasta la atención al cliente, para ahorrar en costos laborales al principio. |
| Marketing | Emplea estrategias de marketing de bajo costo como las redes sociales, el marketing de contenidos y la participación en eventos de networking para construir tu base de clientes sin un gran desembolso en publicidad. |
Identificar todos tus gastos
Los mayores gastos que deberás afrontar para tu espacio de coworking son... ¡la infraestructura y el mobiliario!
El equipamiento esencial para un espacio de coworking incluye escritorios, sillas ergonómicas, salas de reuniones equipadas, áreas de descanso, y tecnología como impresoras y redes Wi-Fi de alta velocidad. Los costos pueden variar significativamente dependiendo de la calidad y la cantidad de mobiliario y equipo tecnológico. En promedio, podrías gastar entre $20,000 y $200,000. El mobiliario y la tecnología de gama alta estarán en el extremo superior de este rango, mientras que puedes ahorrar comprando artículos de segunda mano o buscando ofertas.
Las licencias y permisos son críticos para la operación legal. Los costos varían por ubicación, pero generalmente oscilan desde unos pocos cientos hasta unos pocos miles de dólares. Esto incluye permisos de uso de suelo, licencias de operación comercial y posiblemente permisos especiales si ofreces servicios adicionales como venta de alimentos y bebidas.
El seguro es, obviamente, no negociable para proteger tu negocio contra responsabilidad, daños a la propiedad y otros riesgos potenciales. Las pólizas esenciales incluyen responsabilidad general, seguro de propiedad y compensación para trabajadores si tienes empleados. Las primas anuales pueden variar de $3,000 a $10,000 o más, dependiendo de tus niveles de cobertura y el tamaño de tu espacio de coworking.
Además, asignar fondos para marketing y publicidad es crucial para atraer coworkers. Inicialmente, podrías gastar entre $2,000 y $10,000 en esfuerzos de marketing, incluyendo publicidad en redes sociales, eventos de networking y creación de un sitio web. La cantidad puede variar basada en tu estrategia y la competitividad de tu mercado.
Invertir en tecnología y software para sistemas de gestión de espacios, reservas en línea y software de contabilidad es importante. Los costos pueden oscilar entre $1,500 y $15,000, dependiendo de la sofisticación de los sistemas que elijas. Los servicios basados en suscripción pueden tener tarifas mensuales continuas.
También hay costos de capacitación para el personal y desarrollo profesional. Reservar $1,000 a $5,000 para la capacitación inicial y el desarrollo profesional continuo puede ayudar a asegurar un servicio al cliente de alta calidad. Esto también incluye cualquier costo por obtener o mantener certificaciones personales.
Finalmente, reservar un fondo para gastos imprevistos o emergencias es crucial. Una buena regla general es tener al menos tres a seis meses de gastos operativos ahorrados. Esto puede cubrir reparaciones imprevistas, fallas de equipo o déficits en el flujo de caja.
Aquí tienes una tabla resumen para facilitar la digestión. Para un desglose completo de los gastos, por favor revisa nuestro plan financiero para espacios de coworking.
| Categoría de Gasto | Importancia | Rango de Costo (USD) | Notas |
|---|---|---|---|
| Infraestructura y Mobiliario | Alta | $20,000 - $200,000 | Incluye escritorios, sillas, salas de reuniones, áreas de descanso, impresoras, Wi-Fi. Esencial para la operación. |
| Licencias y Permisos | Alta | De cientos a miles | Varía por ubicación. Necesario para operación legal. |
| Seguro | Alta | $3,000 - $10,000/año | Responsabilidad general, propiedad, compensación para trabajadores. Protege contra varios riesgos. |
| Marketing y Publicidad | Moderada a Alta | $2,000 - $10,000 | Esfuerzos iniciales para atraer coworkers. Puede variar basado en la estrategia. |
| Tecnología y Software | Moderada | $1,500 - $15,000 | Para sistemas de gestión de espacios, reservas en línea y contabilidad. Esencial para la operación eficiente. |
| Capacitación del Personal | Moderada | $1,000 - $5,000 | Para servicio al cliente de calidad. Incluye el desarrollo profesional del propietario del espacio de coworking. |
Plan de negocios y financiación
Elaborar un plan de negocios sólido
Si estás considerando abrir un espacio de coworking, sabrás que crear un plan de negocios sólido es un paso fundamental.
¿La razón? Un plan de negocios es el fundamento sobre el cual construirás tu espacio de coworking. Te proporciona una visión clara de tus metas, las estrategias para lograrlas y los posibles obstáculos en el camino. Además, es una herramienta indispensable para atraer inversores o conseguir financiamiento, ya que muestra la seriedad y el potencial de rentabilidad de tu proyecto.
Los elementos esenciales de un plan de negocios para un espacio de coworking abarcan el estudio de mercado, la planificación financiera y la estrategia operacional, entre otros aspectos.
El estudio de mercado es crucial para entender a tu público objetivo, sus necesidades y el entorno competitivo. Incluye analizar las tendencias actuales en el sector de los espacios de coworking, identificar a tus competidores directos y descubrir un nicho o una propuesta de valor que haga único a tu espacio.
La planificación financiera es igualmente importante. Deberás detallar tus fuentes de ingreso, como las membresías, alquiler de oficinas privadas y servicios adicionales. También es necesario calcular los costos operativos, que incluyen el alquiler del local, los servicios públicos, el mobiliario y el personal. No olvides incluir proyecciones de ingresos y egresos, flujos de caja y un análisis de punto de equilibrio. Todo esto lo encontrarás en nuestro pronóstico financiero para un espacio de coworking.
Aunque la estructura de un plan de negocios para un espacio de coworking tiene similitudes con otros tipos de empresas, hay aspectos que requieren un enfoque particular.
Por ejemplo, un espacio de coworking debe enfocarse en la experiencia del usuario (crear un ambiente de trabajo atractivo y productivo), en la tecnología (ofrecer una infraestructura de IT robusta) y en la ubicación (zonas de fácil acceso y con servicios cercanos son ideales). Además, es vital considerar la flexibilidad y adaptabilidad de los espacios para satisfacer las necesidades cambiantes de los profesionales.
Para triunfar y desarrollar un plan de negocios convincente para tu espacio de coworking, es esencial realizar una investigación detallada y ser realista con tus proyecciones financieras y capacidades operativas. Interactúa con tu mercado potencial para comprender sus requerimientos y disposición a pagar por un espacio de trabajo compartido. Piensa también en cómo podrías escalar tu modelo de negocio y adaptar tus servicios en el futuro.
En el caso de un espacio de coworking, es crucial establecer una marca fuerte y una estrategia de marketing que conecte con tu audiencia. Resaltar la comunidad, la colaboración y la flexibilidad que ofreces puede diferenciar tu espacio en un mercado competitivo.
El éxito no solo depende de la calidad de las instalaciones de coworking, sino también de una planificación estratégica, el conocimiento profundo del mercado, una gestión financiera prudente y la implementación efectiva de tu estrategia operativa.
Recuerda, un plan de negocios no es un documento estático, sino uno dinámico que debe ser revisado y ajustado conforme tu espacio de coworking evoluciona y crece.
Conseguir financiación
¿Estás pensando en abrir un espacio de coworking pero te preocupa cómo financiarlo? No te preocupes, hay varias opciones disponibles para ti.
El financiamiento para un espacio de coworking puede provenir de distintas fuentes, como inversores ángeles, préstamos bancarios, crowdfunding, y subvenciones gubernamentales o de organizaciones privadas.
Cada fuente de financiamiento tiene sus propias ventajas y consideraciones.
Conseguir inversores ángeles puede ser una excelente manera de obtener capital sin la necesidad de devolver un préstamo. Los inversores ángeles aportan dinero a cambio de una participación en tu empresa. Esto puede ser beneficioso ya que también pueden ofrecer mentoría y conexiones valiosas. Sin embargo, tendrás que compartir la propiedad y, posiblemente, la toma de decisiones con ellos.
Para un espacio de coworking, atraer a inversores ángeles puede ser una buena estrategia si estás buscando una expansión significativa o necesitas una gran inversión inicial para un espacio en una ubicación central o para crear un ambiente de trabajo de alta calidad. Para convencer a los inversores, necesitarás un plan de negocios convincente que muestre un alto potencial de crecimiento y una comprensión clara del mercado de coworking.
Los préstamos bancarios son otra opción común. Aunque tendrás que devolver el dinero con intereses, mantendrás el control total de tu negocio. Los préstamos pueden ser utilizados para financiar la remodelación del espacio, la compra de mobiliario y equipo, o para cubrir los gastos operativos iniciales.
Los bancos suelen requerir un pago inicial o alguna forma de garantía. El porcentaje del préstamo en relación con tu presupuesto total es crucial; debes asegurarte de que los pagos del préstamo no comprometan la viabilidad financiera de tu espacio de coworking. Idealmente, tus ingresos deberían cubrir los pagos del préstamo y permitir el crecimiento y los gastos operativos.
El crowdfunding es una forma cada vez más popular de financiamiento, donde puedes recaudar pequeñas cantidades de dinero de muchas personas, generalmente a través de una plataforma en línea. Esto no solo te proporciona fondos, sino que también puede ayudar a construir una comunidad alrededor de tu espacio de coworking. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las campañas de crowdfunding requieren una gran cantidad de marketing y promoción para tener éxito.
Las subvenciones y ayudas son menos comunes pero pueden ser una excelente manera de obtener financiamiento sin la necesidad de devolución. Estas suelen ser otorgadas por entidades gubernamentales o fundaciones privadas que buscan fomentar el emprendimiento y la innovación. Aunque son competitivas y pueden tener requisitos específicos, pueden ser una gran ayuda para proyectos particulares o para mejorar la infraestructura de tu espacio de coworking.
Para convencer a los prestamistas o inversores, es crucial demostrar la viabilidad de tu espacio de coworking a través de un plan de negocios detallado, que incluya análisis de mercado, proyecciones financieras, y una estrategia de marketing efectiva. Debes destacar lo que hace único a tu espacio de coworking, como su diseño, ubicación, servicios adicionales, o una comunidad de miembros fuerte y comprometida.
A continuación, te presentamos una tabla resumen de las distintas opciones de financiamiento mencionadas para abrir un espacio de coworking, con sus ventajas, consideraciones y usos potenciales:
| Opción de Financiamiento | Ventajas | Consideraciones | Usos Potenciales |
|---|---|---|---|
| Inversores Ángeles |
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| Préstamos Bancarios |
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| Crowdfunding |
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| Subvenciones/Ayudas |
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Configuración legal y administrativa
Permisos y licencias
Abrir y operar un espacio de coworking implica una serie de consideraciones legales y administrativas para garantizar un entorno de trabajo seguro, profesional y acogedor para los emprendedores, freelancers y empresas que lo utilizan.
Los permisos específicos, licencias, regulaciones de zonificación, calendarios de inspección, consecuencias por incumplimiento y pólizas de seguro que necesitarás variarán según la ubicación, pero existen pautas generales que se aplican en muchos lugares.
Primero, deberás obtener las licencias comerciales y permisos necesarios.
Esto incluye generalmente una licencia comercial de tu ciudad o condado. Además, si planeas ofrecer servicios adicionales como la venta de alimentos y bebidas o la organización de eventos, podrías necesitar permisos adicionales como un permiso para establecimiento de alimentos o una licencia de eventos.
Es crucial consultar con el gobierno local para entender los requisitos específicos de tu área.
En cuanto a las regulaciones de zonificación, tu espacio de coworking debe cumplir con las normativas locales que dictan el uso del suelo y la ocupación de edificios. Esto puede incluir limitaciones en el número de personas permitidas en el espacio, requisitos de estacionamiento y accesibilidad, y regulaciones sobre señalización.
Las inspecciones de seguridad y de edificios se realizan para garantizar el cumplimiento de estas regulaciones. La frecuencia de las inspecciones puede variar, pero típicamente ocurren antes de la apertura y periódicamente después de eso. El incumplimiento de las regulaciones puede resultar en consecuencias que van desde multas hasta el cierre temporal o permanente del espacio de coworking.
El seguro es otro aspecto crítico para proteger tu negocio de coworking. Como mínimo, necesitarás un seguro de responsabilidad civil general para cubrir accidentes o lesiones que ocurran en tus instalaciones.
El seguro de propiedad es importante para proteger los activos físicos del espacio de coworking contra daños o robo. Si tienes empleados, es probable que la ley requiera un seguro de compensación para trabajadores para cubrir lesiones o enfermedades que ocurran como resultado de su trabajo.
Además, sería prudente considerar un seguro de interrupción de negocio, que puede proteger tu flujo de ingresos en caso de que el espacio de coworking deba cerrar temporalmente debido a un siniestro cubierto.
Finalmente, si ofreces servicios de asesoramiento o consultoría dentro del espacio de coworking, un seguro de responsabilidad profesional podría ser una buena idea para proteger tu negocio contra reclamaciones por negligencia o errores y omisiones en el trabajo realizado.
Iniciar un espacio de coworking: primeros pasos
Desarrollo de la oferta
Planificar y configurar
La configuración adecuada de un espacio de coworking es fundamental para maximizar la productividad y proporcionar una experiencia óptima a los profesionales que lo utilizan. La planificación meticulosa es esencial para lograr un equilibrio entre la funcionalidad y la comodidad.
Veamos cómo podemos optimizar el diseño y la disposición de un espacio de coworking, centrándonos en el flujo de trabajo, la selección de mobiliario y tecnología, y la creación de un ambiente seguro y estimulante.
Primero, consideremos el flujo de trabajo de los usuarios.
El diseño del espacio de coworking debe guiar a los usuarios desde la entrada hacia las diferentes zonas de trabajo, que pueden incluir estaciones de trabajo abiertas, oficinas privadas, salas de reuniones y áreas de descanso. Es importante que este recorrido sea lógico y sin obstáculos, facilitando la transición entre diferentes tareas y espacios. Ubica las áreas comunes, como impresoras y máquinas de café, en puntos centrales accesibles desde cualquier lugar del coworking.
La disposición del mobiliario debe ser tal que promueva la colaboración sin sacrificar la privacidad cuando sea necesario. Por ejemplo, las mesas largas y compartidas son ideales para fomentar la interacción, mientras que las cabinas o paneles divisores pueden proporcionar espacios más íntimos para concentrarse.
En cuanto a la selección de mobiliario y tecnología, es importante invertir en calidad y ergonomía.
Elige sillas y mesas que ofrezcan comodidad y soporte durante largas horas de trabajo. Además, proporciona acceso a tecnología de punta, como conexiones de alta velocidad a internet, pantallas para presentaciones y sistemas de videoconferencia, para que los usuarios puedan trabajar de manera eficiente y conectarse con colegas de todo el mundo.
Para mantenerse dentro del presupuesto, puedes buscar proveedores que ofrezcan descuentos por compras al por mayor o considerar opciones de mobiliario reacondicionado. Asegúrate de que cualquier equipo usado esté en excelente condición y sea funcional para el entorno de coworking.
La seguridad y el bienestar son cruciales en el diseño de un espacio de coworking.
Tu diseño debe incluir áreas bien iluminadas y ventiladas para garantizar un ambiente de trabajo saludable. Considera la calidad del aire interior y la acústica para minimizar distracciones y fatiga. Instala sistemas de seguridad como cámaras de vigilancia y control de acceso para proteger a los usuarios y sus pertenencias.
Es vital establecer políticas claras de uso del espacio, incluyendo normas de limpieza, reservas de salas de reuniones y mantenimiento de un ambiente de trabajo profesional. Capacita al personal para que esté familiarizado con estas políticas y pueda asistir a los usuarios de manera efectiva.
Finalmente, revisa y ajusta regularmente el diseño y las políticas del espacio de coworking para adaptarte a las necesidades cambiantes de los usuarios y a las tendencias emergentes en el mundo del trabajo colaborativo.
Elaborar tu oferta
El éxito de tu espacio de coworking depende de la calidad y relevancia de tus servicios (o la falta de estos puede ser la causa de su fracaso).
Para comenzar, es fundamental comprender las necesidades y preferencias de tu mercado objetivo mediante la interacción directa, como encuestas y diálogos en eventos de networking, y a través de la investigación indirecta, como el análisis de tendencias en la industria y la observación de las estrategias de espacios de coworking exitosos.
Una vez que tienes una comprensión clara de lo que buscan tus clientes potenciales, puedes empezar a diseñar una oferta de servicios que no solo cumpla con sus expectativas, sino que también se diferencie de la competencia.
Integrar tecnología de punta y soluciones de oficina flexibles en tu espacio de coworking es una excelente manera de aumentar su atractivo y funcionalidad.
Este enfoque no solo facilita la vida de los emprendedores y freelancers, sino que también asegura que tu espacio sea percibido como un hub de innovación y productividad. Establece relaciones con proveedores de tecnología y mobiliario para asegurarte de que puedas ofrecer un entorno de trabajo de vanguardia. Este conocimiento te permite planificar y actualizar tus servicios regularmente, ofreciendo nuevas características que atraigan a los clientes en busca de la mejor experiencia de coworking.
Para que tu espacio de coworking se destaque en un mercado competitivo, enfócate en la unicidad y la calidad del servicio.
Esto se puede lograr ofreciendo servicios adicionales que sean difíciles de encontrar en otro lugar, como asesoramiento legal y contable, talleres de desarrollo profesional o eventos de networking exclusivos. Contar la historia detrás de tu espacio, como la visión de la comunidad o la inspiración detrás del diseño, también puede añadir un atractivo único.
Asegurar la consistencia y calidad de tu espacio de coworking implica establecer estándares y procesos claros.
Esto puede incluir guías detalladas para el uso de las instalaciones, capacitación exhaustiva para tu personal y evaluaciones de satisfacción regulares. La consistencia es clave para construir confianza con tus clientes, ya que sabrán exactamente qué esperar cada vez que utilicen tu espacio. Invierte en mantenimiento y mejoras continuas, y no dudes en actualizar tus servicios para asegurarte de que cumplen con las expectativas del mercado.
Además, utilizar la retroalimentación de los clientes es esencial para la mejora continua y el refinamiento de tus servicios. Crea canales para la retroalimentación, como buzones de sugerencias, encuestas en línea y participación activa en redes sociales, para entender lo que tus clientes valoran y dónde hay oportunidades de mejora.
Esté abierto a la crítica constructiva y dispuesto a hacer cambios basados en las sugerencias de los clientes. Esto no solo ayuda a refinar tu oferta de servicios, sino que también demuestra a tus clientes que valoras sus opiniones, fomentando la lealtad y el negocio repetido.
Determinar el precio adecuado
Al abrir un espacio de coworking, es esencial establecer una estrategia de precios que no solo cubra tus costos operativos, sino que también te permita ser rentable y satisfacer las necesidades de tus clientes. Los costos a considerar incluyen el alquiler del espacio, los servicios públicos, el mobiliario, el equipo de oficina, el personal y los servicios adicionales como el internet de alta velocidad.
Es crucial que cada tarifa de membresía o precio por uso del espacio refleje estos costos y te permita obtener un margen de beneficio adecuado.
Observar los precios de otros espacios de coworking en tu área te dará una idea de lo que se está cobrando por servicios similares. Esto te ayudará a posicionar tus precios de manera competitiva. No es necesario que tus precios sean los más bajos, pero sí deben estar alineados con el valor que ofreces.
Entender lo que tus clientes potenciales están dispuestos a pagar es vital. Puedes obtener esta información a través de encuestas, feedback directo o experimentando con diferentes puntos de precio. El objetivo es encontrar un equilibrio donde los clientes se sientan satisfechos con lo que reciben a cambio de su dinero.
Las estrategias de precios psicológicos, como establecer una tarifa de 19,99 € en lugar de 20 €, pueden afectar la percepción del cliente. Sin embargo, en un espacio de coworking, donde los servicios suelen tener un precio más alto, esta táctica puede ser menos efectiva y es importante mantener la imagen de un servicio profesional y de calidad.
La percepción de valor es crucial. Puedes mejorarla ofreciendo un diseño de interiores inspirador, una comunidad vibrante, eventos de networking y talleres, lo que puede justificar precios más altos. Los clientes están dispuestos a pagar más si perciben que obtienen un mayor valor, como oportunidades de colaboración y un ambiente productivo.
Implementar descuentos por reservas anticipadas o tarifas más bajas durante las horas menos concurridas puede ayudar a maximizar el uso de tu espacio. Además, ofrecer membresías premium con beneficios adicionales puede atraer a un segmento de mercado dispuesto a pagar más por servicios exclusivos.
Para los nuevos miembros, considera precios introductorios o paquetes promocionales para incentivarlos a unirse a tu espacio de coworking. Una vez que se establezca una base de miembros leales, puedes ajustar los precios según la demanda y los costos operativos.
En cuanto a las reservas en línea, asegúrate de que los precios reflejen los costos de transacción y considera ofrecer promociones exclusivas para reservas digitales.
Finalmente, el uso de descuentos debe ser estratégico y no excesivo para evitar que los clientes perciban tu espacio de coworking como de baja calidad. Utiliza descuentos para atraer nuevos miembros o para eventos especiales, pero no los conviertas en una expectativa habitual.
Relaciones con socios
Una mala relación con tus colaboradores y proveedores de servicios puede poner en riesgo el éxito de tu espacio de coworking.
Por el contrario, construir relaciones sólidas con ellos garantiza un flujo constante de servicios de alta calidad y productos necesarios para mantener un ambiente de trabajo óptimo.
Una comunicación regular, los pagos a tiempo y el reconocimiento de su trabajo y servicios pueden fortalecer la lealtad y la confiabilidad. Sé transparente sobre tus expectativas y necesidades, y cuando sea posible, organiza reuniones periódicas. Esto te permite entender mejor sus capacidades y limitaciones, lo que facilita una colaboración más efectiva.
Además, considera acuerdos a largo plazo para servicios clave como internet de alta velocidad, mantenimiento y suministros de oficina para asegurar precios competitivos y garantizar la disponibilidad, pero también mantén una red de proveedores alternativos para mitigar los riesgos de interrupciones.
Para la gestión de espacios y recursos, técnicas como la reserva anticipada y la optimización del uso del espacio son esenciales. Estas estrategias aseguran que los recursos se utilicen de manera eficiente y se adapten a las necesidades cambiantes de los miembros del coworking. Monitorea regularmente la ocupación para ajustar la disponibilidad y los servicios ofrecidos, evitando la sobreocupación o el espacio infrautilizado.
La tecnología puede mejorar significativamente la gestión de un espacio de coworking y la experiencia del usuario.
Implementar un sistema de gestión de espacios que se integre con plataformas de reserva en línea permite el seguimiento en tiempo real de la ocupación y facilita la reserva de espacios de trabajo. Esta tecnología puede ayudar a predecir la demanda más precisamente, optimizar la asignación de espacios y identificar tendencias que pueden informar el desarrollo de servicios adicionales y estrategias de marketing.
Además, las herramientas digitales pueden facilitar una mejor comunicación con los colaboradores, permitiendo ajustes más eficientes y una colaboración mejorada.
Expandir los servicios de tu espacio de coworking presenta desafíos como mantener la calidad del servicio, gestionar los costos incrementados y asegurar la satisfacción del cliente. Enfrenta estos desafíos estandarizando procesos, capacitando a tu personal a fondo y invirtiendo en infraestructura que pueda aumentar la eficiencia sin comprometer la calidad del servicio.
Expandir también significa más gastos operativos, así que negocia precios con los proveedores para compras al por mayor sin sacrificar la calidad de los servicios. La satisfacción del cliente se vuelve aún más crítica a medida que aumentan los servicios, requiriendo una adherencia estricta a los estándares y evaluaciones de satisfacción más frecuentes.
Implementar medidas efectivas de control de costos implica examinar detenidamente cada aspecto del funcionamiento y los servicios del espacio de coworking. Revisa y negocia regularmente con los proveedores para asegurarte de obtener los mejores precios sin comprometer la calidad.
También, considera servicios alternativos que puedan ofrecer ahorros de costos o ventajas de precios estacionales. Utiliza la tecnología para rastrear y analizar costos, eficiencia y niveles de satisfacción para identificar áreas de mejora. Reducir el desperdicio no solo reduce costos sino que también se alinea con prácticas sostenibles, atrayendo a profesionales conscientes del medio ambiente.
Contratar al personal adecuado
Al abrir un espacio de coworking, es importante considerar qué personal necesitarás para mantener las operaciones diarias y proporcionar un ambiente de trabajo óptimo para tus clientes.
En primer lugar, necesitarás un gerente de comunidad o de espacio que pueda supervisar las operaciones diarias, interactuar con los miembros, gestionar eventos y asegurarse de que el espacio funcione sin problemas. Este rol es esencial para crear una comunidad vibrante y un ambiente de trabajo colaborativo.
Además, un recepcionista o coordinador de recepción será crucial para dar la bienvenida a los miembros y visitantes, manejar consultas generales y asegurarse de que las reservas de salas de reuniones se gestionen adecuadamente.
Un técnico de IT o soporte técnico es importante para mantener la infraestructura tecnológica, incluyendo la red de internet, impresoras y otros equipos de oficina, asegurando que los miembros no enfrenten interrupciones en su trabajo.
El personal de limpieza también es fundamental para mantener el espacio limpio y ordenado, lo que contribuye a un ambiente de trabajo profesional y agradable.
Al principio, es posible que no necesites roles especializados como un coordinador de eventos o un especialista en marketing, pero a medida que tu espacio de coworking crezca, estos roles pueden convertirse en una parte importante de tu equipo.
Al contratar, busca candidatos que no solo tengan las habilidades técnicas necesarias, sino también aquellos que compartan la visión de tu espacio de coworking y puedan contribuir a una comunidad inclusiva y productiva.
Para el gerente de comunidad, busca experiencia en gestión de espacios de trabajo o hospitalidad, habilidades de comunicación y un enfoque centrado en el cliente. Para el personal de recepción, las habilidades de servicio al cliente y la capacidad de manejar múltiples tareas son esenciales. El técnico de IT debe tener un conocimiento sólido de las redes y la resolución de problemas de hardware y software.
Para atraer a los candidatos adecuados, utiliza plataformas de empleo en línea, redes sociales y eventos de networking. También considera asociarte con universidades locales y programas de formación para encontrar talento emergente.
A continuación, una tabla resumen de los distintos puestos de trabajo para tu espacio de coworking, y el salario bruto promedio en USD.
| Posición Laboral | Perfil y Habilidades | Salario Bruto Mensual Promedio (USD) |
|---|---|---|
| Gerente de Comunidad | Habilidades de liderazgo, experiencia en gestión de espacios, habilidades de comunicación y organización | 3,500 |
| Recepcionista/Coordinador de Recepción | Excelentes habilidades de servicio al cliente, manejo de tareas administrativas, conocimiento de software de gestión de espacios | 2,200 |
| Técnico de IT/Soporte Técnico | Conocimientos en IT, habilidades de resolución de problemas, experiencia en soporte de hardware y software | 2,800 |
| Personal de Limpieza | Conocimiento de técnicas de limpieza, uso de suministros, atención al detalle | 1,600 |
Operaciones diarias para un espacio de coworking
Operaciones diarias
La administración cotidiana de tu espacio de coworking puede ser una tarea fluida y eficiente si aplicas las estrategias correctas.
Para empezar, la implementación de un sistema de gestión de espacios de coworking puede transformar la manera en que operas tu negocio.
Elige un sistema que integre la reserva de espacios, la facturación y la gestión de miembros. Esta integración te permite controlar la disponibilidad de espacios en tiempo real, gestionar pagos y suscripciones de manera eficiente y mantener un registro de las preferencias y el historial de uso de los miembros.
Los sistemas de gestión de coworking modernos también suelen ofrecer funcionalidades como la reserva en línea, lo que facilita a los miembros planificar su uso del espacio y a ti maximizar la ocupación.
Para la gestión de recursos, es crucial contar con un software que te permita rastrear el uso de salas de reuniones, escritorios y otros recursos del coworking. Los mejores sistemas te permiten configurar alertas para cuando los recursos estén alcanzando su capacidad máxima y proporcionar informes sobre las tendencias de uso, ayudándote a tomar decisiones informadas sobre cómo escalar o ajustar tu oferta.
La gestión de relaciones con los proveedores de servicios, como internet, limpieza y mantenimiento, es vital para el funcionamiento sin problemas de un espacio de coworking.
Establece comunicación clara y define expectativas en cuanto a calidad de servicio y tiempos de respuesta. Una buena relación puede resultar en un servicio más confiable y posiblemente en mejores precios. Es prudente tener alternativas y mantener relaciones con varios proveedores para garantizar la continuidad del servicio.
Mantener a tu equipo motivado y eficiente se logra creando un ambiente de trabajo positivo y promoviendo una cultura de reconocimiento y desarrollo profesional.
Capacitaciones regulares, comunicación transparente de metas y expectativas, y retroalimentación constructiva son esenciales. Reconocer y recompensar el esfuerzo y los logros es clave para mantener un buen ambiente laboral. Asegúrate de que los horarios de trabajo sean flexibles y considerados con el balance vida-trabajo de tus empleados.
Garantizar que cada miembro tenga una experiencia positiva comienza con la atmósfera de tu espacio de coworking, la calidad de las instalaciones y el servicio proporcionado por tu equipo.
Entrena a tu personal para ser proactivo, amable y eficiente. Anímales a conocer a los miembros y sus necesidades, haciendo que cada interacción sea personal y valiosa.
Mantener el espacio limpio, con una señalización clara y un diseño que facilite la colaboración y la concentración, también mejora la experiencia del miembro.
Políticas efectivas de servicio al cliente para un espacio de coworking podrían incluir una garantía de satisfacción, políticas claras de cancelación y reembolso, y un mecanismo para recoger y actuar sobre los comentarios de los miembros.
Facilita que los miembros proporcionen retroalimentación, ya sea en el espacio, a través de tu sitio web o mediante redes sociales. Responde a los comentarios de manera rápida y constructiva, mostrando que valoras su opinión y estás comprometido a mejorar su experiencia.
Manejar los comentarios y quejas de los miembros con profesionalismo es crucial. Escucha atentamente antes de responder. Pide disculpas cuando sea necesario y ofrece una solución o compensación, como un descuento en la próxima factura o servicios adicionales sin costo.
Utiliza los comentarios negativos como una oportunidad para mejorar tus operaciones y servicios. Convertir una experiencia negativa en una positiva puede a menudo ganarte un miembro leal.
Ingresos y márgenes
Saber cuánto puedes ganar
Comprender la estructura financiera de un espacio de coworking es esencial para su éxito.
En nuestro artículo detallado sobre la rentabilidad de los espacios de coworking, exploramos este tema en profundidad. A continuación, ofrecemos un resumen de los aspectos más importantes.
Si te preguntas cuánto ingreso puede generar un espacio de coworking, es crucial considerar el precio promedio de membresía.
El precio promedio de membresía en un espacio de coworking es la cantidad que un miembro paga regularmente por el acceso al espacio y sus servicios.
Este precio varía dependiendo del tipo de espacio de coworking y los servicios ofrecidos. Por ejemplo, un espacio de coworking de lujo con servicios premium como oficinas privadas, salas de conferencias y eventos de networking exclusivos podría tener un precio de membresía entre $300 y $600 al mes.
Por otro lado, un espacio de coworking más básico, que ofrece simplemente un escritorio en un área común y acceso a Wi-Fi, podría cobrar una membresía mensual entre $100 y $250.
Los espacios de coworking especializados, que se centran en nichos específicos como tecnología, arte o sostenibilidad, pueden establecer precios de membresía entre $200 y $400 al mes, dependiendo de la demanda y los servicios adicionales proporcionados.
En cuanto a los ingresos, estos también varían ampliamente. Puedes calcular los ingresos potenciales de tu espacio de coworking con nuestro plan financiero personalizado para espacios de coworking.
Los espacios de coworking en áreas metropolitanas pueden tener ingresos mensuales desde $10,000 hasta más de $200,000, lo que se traduce en ingresos anuales desde $120,000 hasta más de $2.4 millones.
En contraste, los espacios de coworking en áreas menos pobladas pueden esperar ingresos anuales más modestos, a menudo en el rango de $50,000 a $300,000.
Los espacios de coworking nuevos pueden enfrentar ingresos iniciales más bajos mientras construyen su base de miembros y reconocimiento de marca, con ingresos mensuales que podrían no superar los $5,000 al principio.
Por otro lado, los espacios de coworking bien establecidos pueden disfrutar de ingresos más altos y estables gracias a los miembros leales y las referencias de boca en boca.
Aunque la membresía es la principal fuente de ingresos, los espacios de coworking pueden diversificar sus fuentes de ingresos. A continuación, presentamos una tabla con diferentes maneras en que un espacio de coworking puede generar ingresos.
| Fuente de Ingresos | Descripción |
|---|---|
| Membresías | Ingresos recurrentes de miembros que pagan por el acceso al espacio y sus servicios. |
| Alquiler de Oficinas Privadas | Alquilar oficinas individuales dentro del espacio de coworking a empresas o profesionales. |
| Alquiler de Salas de Reuniones | Ofrecer salas de reuniones y conferencias para alquilar por horas o días. |
| Servicios de Impresión y Papelería | Proporcionar servicios de impresión, copia y papelería a los miembros y visitantes. |
| Eventos y Talleres | Organizar eventos, talleres y seminarios que generen ingresos adicionales a través de entradas o patrocinios. |
| Servicios de Cafetería | Vender bebidas y snacks en un café interno o máquinas expendedoras. |
| Programas de Afiliados | Generar ingresos a través de comisiones por recomendar productos o servicios a los miembros. |
| Publicidad y Patrocinio | Ofrecer espacios publicitarios dentro del coworking o en eventos patrocinados. |
| Alquiler de Espacio para Eventos | Alquilar el espacio de coworking para eventos privados o corporativos fuera del horario laboral. |
| Programas de Lealtad | Fomentar la retención de miembros a través de programas de lealtad y recompensas. |
| Asociaciones Corporativas | Colaborar con empresas para ofrecer membresías corporativas o servicios de coworking. |
| Venta de Merchandising | Vender productos de marca como camisetas, tazas y accesorios de oficina. |
| Servicios de Consultoría | Ofrecer servicios de consultoría en áreas de especialización relevantes para los miembros del coworking. |
| Colaboraciones con Startups | Proporcionar espacio y recursos a startups a cambio de una participación en sus empresas. |
Comprender tus márgenes
Como operador de un espacio de coworking, es crucial entender que los ingresos por sí solos no pintan el cuadro completo de la salud financiera de tu negocio. Es esencial considerar los márgenes de ganancia para tener una idea clara de tus ganancias reales.
Comencemos por analizar los márgenes brutos y netos, que son indicadores clave de la rentabilidad de un espacio de coworking.
Para calcular tus propios márgenes y entender mejor tu rentabilidad potencial, puedes ajustar las cifras en nuestro modelo financiero diseñado para espacios de coworking.
Los márgenes brutos en espacios de coworking suelen oscilar entre el 30% y el 60%. Este margen se obtiene restando el Costo de Servicios Prestados (CSP), que incluye costos directos como el alquiler del espacio, mantenimiento, y salarios del personal de atención, de los ingresos generados por los miembros del coworking. Luego, se divide este resultado por los ingresos totales y se multiplica por 100 para obtener un porcentaje.
Por otro lado, el margen neto considera todos los gastos operativos, incluyendo CSP, marketing, gastos administrativos e impuestos. Se calcula restando estos gastos del beneficio bruto. Los márgenes netos proporcionan una visión más completa de la rentabilidad y suelen ser más bajos que los márgenes brutos, con promedios que varían entre el 10% y el 20% en la industria.
Diferentes tipos de espacios de coworking—boutique, corporativo y comunitario—pueden tener márgenes de beneficio distintos debido a sus modelos de negocio, escala de operaciones y mercados objetivo. A continuación, se muestra una tabla para ilustrar estas diferencias.
| Tipo de Espacio de Coworking | Punto de Precio | Costos Operativos | Economías de Escala | Márgenes Potenciales |
|---|---|---|---|---|
| Boutique | Más alto | Más alto | Menor | Potencialmente más altos, pero con un mercado más limitado |
| Corporativo | Competitivo | Medio | Mayor | Beneficiados por la escala y servicios adicionales |
| Comunitario | Moderado | Menor | Varía | Menores, pero con un fuerte enfoque en la comunidad |
Como puedes imaginar, los márgenes de un espacio de coworking se ven influenciados por factores como la estrategia de precios, la mezcla de servicios y la escala de operaciones.
Una oferta de servicios diversificada puede atraer a una base de clientes más amplia pero también puede incrementar la complejidad y los costos operativos.
La estrategia de precios es fundamental; los precios deben ser competitivos pero suficientemente altos para cubrir los costos y generar ganancias. La escala de operaciones puede influir en las eficiencias de costos, con espacios más grandes que a menudo se benefician de costos por unidad más bajos.
Los gastos continuos que impactan los márgenes incluyen el alquiler del espacio, mantenimiento, salarios del personal, marketing y servicios públicos. El alquiler es un gasto significativo y varía ampliamente según la ubicación. Los servicios públicos también pueden ser un costo considerable, especialmente en espacios grandes con muchas áreas comunes.
Los espacios de coworking que se enfocan en nichos específicos, como startups tecnológicas o freelancers creativos, pueden experimentar dinámicas de margen diferentes en comparación con aquellos con una oferta más general.
Los espacios de nicho pueden cobrar precios premium, pero también enfrentan costos operativos más altos y un tamaño de mercado potencialmente limitado, lo que afecta el margen general.
Factores externos como las condiciones económicas y las tendencias del mercado también juegan un papel crucial en los márgenes de los espacios de coworking. Por ejemplo, un auge en el trabajo remoto puede aumentar la demanda de espacios de coworking, mientras que una recesión económica podría reducirla.
El desafío de mantener márgenes saludables frente al aumento de los costos operativos es significativo. Los espacios de coworking pueden mitigar estos desafíos a través de una gestión de costos eficiente, una estrategia de precios estratégica y la optimización de operaciones para la eficiencia energética.
Seguir y analizar regularmente el rendimiento financiero, incluyendo márgenes brutos y netos, es vital para asegurar la salud financiera y la sostenibilidad de un espacio de coworking (buena noticia: puedes hacer todo eso con nuestro modelo financiero adaptado a espacios de coworking).
Implementar una estrategia de marketing sólida
El marketing para un espacio de coworking no tiene que ser una tarea abrumadora. Entendemos que estarás enfocado en gestionar tu espacio y en crear una comunidad vibrante, por lo que te ofrecemos una estrategia de marketing clara y concisa, tal como la que detallamos en nuestro plan de negocios para un espacio de coworking.
Desarrollar una marca sólida para tu espacio de coworking es crucial.
Tu marca es lo que te hace reconocible y memorable para tus clientes. No se trata solo de un logotipo o una paleta de colores, sino de la experiencia completa que ofreces. Tu marca debe reflejar la calidad de tu espacio de trabajo, la cultura de la comunidad que fomentas y los valores que promueves, como la colaboración y la innovación. Esto te ayudará a diferenciarte en un mercado competitivo y a construir una base de miembros leales.
Para tu estrategia de marketing, comienza identificando a tu público objetivo. ¿Quiénes son tus miembros ideales? ¿Qué buscan en un espacio de coworking? ¿Necesitan flexibilidad, oportunidades de networking, talleres de desarrollo profesional o algo más? Comprender a tu audiencia es clave para tus esfuerzos de branding y promoción.
En cuanto a la promoción, las redes sociales y el marketing digital son herramientas esenciales para los espacios de coworking. Plataformas como LinkedIn y Twitter son ideales para conectar con profesionales y compartir contenido relevante.
Publica tours virtuales de tu espacio, eventos de networking y talleres que organices, lo que añade valor y muestra el dinamismo de tu comunidad.
Las reseñas y testimonios de miembros pueden inspirar confianza y motivar a otros a unirse a tu espacio. Artículos de blog o podcasts sobre tendencias de trabajo y productividad también pueden atraer a tu audiencia, posicionándote como un líder de pensamiento en la industria.
Las estrategias de contenido efectivas para espacios de coworking incluyen destacar las historias de éxito de tus miembros, promocionar beneficios exclusivos y resaltar cualquier característica única o servicios adicionales que ofrezcas. La colaboración con empresas locales o influencers puede incrementar tu visibilidad.
No obstante, no todas las tácticas serán pertinentes para tu espacio. Por ejemplo, si tu público objetivo son startups locales, la publicidad en revistas internacionales de negocios podría no ser la mejor inversión. Del mismo modo, si tu espacio se centra en la sostenibilidad, un enfoque excesivo en eventos de lujo podría no ser coherente con tu marca.
Con un presupuesto ajustado, hay varias estrategias que puedes emplear para atraer nuevos miembros.
Primero, considera organizar eventos de networking o talleres gratuitos que atraigan a profesionales a tu espacio. Esto no solo promueve el aprendizaje y la colaboración, sino que también aumenta la visibilidad de tu coworking.
También puedes ofrecer días de prueba gratuitos o descuentos en la membresía inicial para que los potenciales miembros experimenten tu espacio.
Asociarte con negocios locales, como cafeterías o gimnasios, puede proporcionar beneficios mutuos y expandir tu alcance.
Implementar un programa de referidos puede incentivar a tus miembros actuales a traer nuevos. Sistemas simples de recompensas o descuentos pueden ser muy efectivos.
Además, nunca subestimes el poder del marketing de boca a boca. Anima a tus miembros satisfechos a compartir su experiencia positiva ofreciendo incentivos por referir nuevos miembros.
Crecer y expandirse
Queremos que tu espacio de coworking prospere. Confiamos en que las estrategias que te hemos proporcionado te sean de gran utilidad para lograrlo.
Ahora, supongamos que tu espacio de coworking está floreciendo, con márgenes de ganancia sólidos y un flujo de caja positivo. Ha llegado el momento de considerar cómo puedes hacer crecer, escalar y expandir tu negocio.
Siempre hay margen para más éxito, y estamos aquí para orientarte en cómo alcanzarlo.
Además, por favor ten en cuenta que contamos con un plan de desarrollo de 3 años diseñado específicamente para espacios de coworking en nuestra plantilla de plan de negocio.
Primero, es importante reconocer que los propietarios de espacios de coworking exitosos suelen compartir características como la resiliencia, la adaptabilidad, un conocimiento profundo de su industria y la habilidad para conectar y comprender a sus clientes. Estas cualidades son fundamentales mientras se enfrentan los retos de expandir su negocio.
Antes de añadir nuevos servicios a tu espacio de coworking, considera la demanda del mercado, la compatibilidad de los nuevos servicios con tu oferta actual y cómo estas adiciones impactarán tus operaciones.
La investigación de mercado es crucial en este proceso de toma de decisiones. Al analizar las necesidades de los usuarios, las tendencias actuales de trabajo y el éxito de servicios similares en el mercado, puedes tomar decisiones informadas que se alineen con las capacidades de tu espacio de coworking y las expectativas de los clientes.
Evaluar el éxito de las operaciones actuales implica revisar las tendencias de ocupación, la retroalimentación de los usuarios y la eficiencia operativa. Si tu espacio de coworking consistentemente alcanza o supera las metas de ocupación, recibe comentarios positivos y opera eficientemente, puede ser el momento de considerar la expansión.
La apertura de nuevas ubicaciones debe basarse en una demanda comprobada, un entendimiento profundo del mercado objetivo y la salud financiera de tu operación actual.
La franquicia es una forma de expandirse con un riesgo de capital más bajo, aprovechando el espíritu emprendedor de los franquiciados.
Sin embargo, requiere una marca fuerte, sistemas operativos comprobados y la capacidad de apoyar a los franquiciados. Abrir sucursales propias ofrece más control sobre las operaciones y la experiencia del usuario, pero necesita más capital y gestión directa. Cada modelo tiene sus ventajas y desafíos, y la elección depende de tus objetivos comerciales, recursos y preferencias de crecimiento.
Los canales digitales, incluyendo la promoción en línea y las plataformas de reservas, pueden aumentar significativamente el alcance y las reservas de un espacio de coworking. Establecer una presencia en línea te permite llegar a usuarios más allá de tu ubicación geográfica inmediata, adaptándote a la creciente demanda de flexibilidad.
Esta estrategia requiere conocimiento en marketing digital y logística para la gestión de reservas, manteniendo la calidad del servicio.
La marca es crucial, ya que diferencia tu espacio de coworking en un mercado competitivo. Una identidad de marca fuerte y consistente en todas las ubicaciones y plataformas puede mejorar la lealtad de los usuarios y atraer nuevos clientes. Fortalece tu marca asegurándote de que cada punto de contacto con el cliente refleje los valores, estética y calidad de tu espacio de coworking.
Mantener la consistencia a través de múltiples ubicaciones es desafiante pero esencial. Esto se puede lograr a través de manuales operativos detallados, programas de formación y sistemas de control de calidad.
Las visitas regulares y auditorías, junto con fomentar una cultura fuerte y compartida, ayudan a asegurar que cada ubicación mantenga los estándares que contribuyeron al éxito de tu sitio original.
Las métricas financieras y benchmarks comerciales que indican la preparación para la expansión incluyen rentabilidad consistente, un flujo de caja fuerte y cumplir o superar las proyecciones de ocupación durante un período significativo.
Además, tener un modelo de negocio escalable y la capacidad operativa para apoyar el crecimiento es crucial.
Las asociaciones con otros negocios y la participación en eventos locales pueden presentar tu espacio de coworking a nuevos clientes y mercados. Estas oportunidades permiten colaboración creativa, compromiso comunitario y visibilidad de la marca, contribuyendo al crecimiento de tu espacio.
Escalando los servicios para satisfacer una demanda creciente implica consideraciones logísticas como actualizaciones de infraestructura, gestión eficiente del espacio y posiblemente expandir tu área física. Asegurar que tu modelo de negocio pueda manejar el aumento de usuarios sin sacrificar la calidad es clave.
Finalmente, es esencial que tus esfuerzos de expansión se mantengan fieles a los valores fundamentales y objetivos a largo plazo de tu espacio de coworking. El crecimiento no debe venir a expensas de lo que hizo exitoso a tu espacio en primer lugar.
Revisar regularmente tu plan de negocio y valores puede ayudar a asegurar que tus estrategias de expansión se alineen con tu visión y misión, manteniendo la esencia de tu espacio de coworking mientras crece.