[Ejemplo gratuito] Presupuesto Provisional: 10 consejos para el éxito

El presupuesto provisional constituye una parte esencial del plan de negocios. Es gracias al presupuesto provisional que usted podrá apreciar la rentabilidad financiera a largo plazo de su proyecto de empresa. El presupuesto provisional le da una visión precisa de sus movimientos de tesorería.

El presupuesto provisional, también llamado previsión de tesorería, permite en efecto hacer un seguimiento de sus futuros ingresos y egresos de caja (de tesorería). Usted podrá analizar, para los próximos 3 años, sobre una base mensual (mes a mes), cuáles son los montos que salen y que entran en su tesorería.

Sin conocimientos financieros, uno puede fácilmente cometer errores en la elaboración de su presupuesto provisional. En efecto, el presupuesto provisional implica saber hacer un número importante de cálculos financieros de manera correcta. El presupuesto provisional implica manejar nociones complejas como el IVA, las cotizaciones sociales, las tasas de impuestos y los detalles de pago.

En este artículo, le proporcionamos 10 consejos y trucos para tener éxito con su presupuesto provisional. Desde la definición del presupuesto provisional hasta la manera en la que seleccionamos las hipótesis (de ingresos y de gastos) pasando por el análisis mes a mes del balance de caja, el cálculo de impuestos, el cómo tomar en cuenta los detalles de pago y la coherencia del presupuesto provisional, le proporcionamos todos nuestros consejos para que usted tenga la seguridad de estar analizando correctamente la rentabilidad de su proyecto de empresa.

¡Comencemos con la definición de presupuesto provisional!

Un presupuesto (de tesorería) provisional, es el análisis de sus movimientos de tesorería, los ingresos de caja (entradas) por un lado y los egresos de caja (salidas) por otro lado. Para decirlo de manera simple, un presupuesto provisional es la visión completa (pero sucinta) de todas las sumas de dinero que van a entrar y que van a salir de su caja (o balance de tesorería). Se lo repetimos una vez más: las sumas de dinero que van a "entrar" en nuestra caja son llamadas ingresos y las sumas de dinero que van a "salir" de nuestra caja son llamadas egresos.

La diferencia entre sus ingresos y egresos es lo que se llama flujos de caja. Los ingresos son, por ejemplo, sus ventas (cuando alguien compra uno de sus productos hay dinero que entra en la caja), o el dinero que usted va a inyectar a su empresa (los aportes por cuenta de los socios actuales) o incluso que va a recibir de la banca o de inversores. En cuanto a los egresos, están, por ejemplo, los salarios que usted va a pagar, el costo del alquiler, los impuestos que se deben cancelar, etc. La diferencia entre un ingreso y un egreso es entonces un flujo de caja (si ingresa 100 euros (o pesos) y gasta 25 euros (o pesos), entonces el flujo de caja final es de 100-25=75 euros (pesos)). Si gasta más de lo que gana, entonces sus egresos son más importantes que sus ingresos y su flujo de caja es entonces... negativo (lo cual puede llegar a pasar).

El objetivo de un presupuesto provisional, es asegurar que su balance de caja nunca sea negativo. Cada mes, usted tendrá entonces flujos de caja que pueden ser positivos o negativos. Durante los primeros meses de actividad, no es raro tener flujos de caja negativos. En efecto, cuando estamos comenzando, compramos material, un local y equipos (por ejemplo). Así mismo, uno genera pocas ventas. Entonces sus egresos sobrepasan a sus ingresos, por lo que tiene un flujo de caja negativo. Hasta allí, no hay inconvenientes.

La acumulación de flujos de caja le dará su balance de caja. El balance de caja, para decirlo en pocas palabras, es el dinero que usted tiene en la caja. Entonces éste debe ser siempre positivo (técnicamente, no podemos tener "dinero negativo" en la caja: o tenemos dinero o no tenemos). Es por esto que debemos siempre velar por que nuestro balance de caja sea positivo en nuestro presupuesto provisional. Si su balance de caja es negativo, entonces habrá que (a su discreción) reducir los gastos, aumentar las previsiones de ventas o solicitar un financiamiento para llenar ese vacío.

El resultado final de su presupuesto provisional es el balance de caja. ¡Nunca debe ser negativo!

Su presupuesto provisional no se debe hacer al azar

Un presupuesto provisional se elabora para 3 años en la mayoría de los casos, a veces para 5 años. Es la duración estándar para la que se hace un presupuesto provisional. Ciertos presupuestos son también elaborados para 5 años pero se trata de algo poco frecuente (ya es bastante difícil prever para 3 años en el futuro por lo que para 5 años la dificultad es mayor).

No olvide los impuestos. Efectivamente, el presupuesto provisional permite analizar todos los montos que entran y que salen de su balance de caja. Usted probablemente va a pagar impuestos así como recuperar o deducir IVA en ciertos gastos. Esto debe entonces aparecer en su presupuesto provisional.

No olvide los plazos de pago. Contrariamente al estado de resultados provisional, el presupuesto provisional de tesorería toma en cuenta los plazos de pago (en el estado de resultados provisional se contabiliza un producto o un gasto en la fecha en la que se factura). Efectivamente, sabiendo que, en un presupuesto provisional, hacemos un estado exacto de lo que entra y de lo que sale en su caja, hay que contabilizar los gastos exactamente en el momento en el que ocurren.

Su presupuesto provisional debe estar estandarizado. No incluya líneas al azar, no utilice términos inexactos (por ejemplo, no se dice "dinero que entra en la caja" sino "ingresos de caja"). Un presupuesto provisional se descompone en dos partes: los ingresos de caja y los egresos de caja. En la parte de abajo de la tabla que constituye un presupuesto provisional, usted debe ver aparecer claramente los flujos de caja y el balance de caja.

Su balance de caja nunca debe ser negativo. Hemos explicado este punto más arriba y es esencial para que tenga éxito su presupuesto provisional. El balance de caja, que es la última línea del presupuesto provisional, no debe... nunca, jamás y por ningún motivo, ser negativo.

Las hipótesis: el corazón de su presupuesto provisional

Pruebe con diferentes hipótesis y vea cómo eso impacta en su presupuesto provisional. Si usted tiene a la mano un buen plan financiero en Excel, entonces puede fácilmente cambiar las hipótesis y ver cómo eso influye en su presupuesto provisional. Si, por ejemplo, se encuentra en una situación de balance de caja negativo, trate de reducir las inversiones y aumentar la previsión de ingresos. Verá que el monto de su balance de caja aumenta y puede incluso que se haga positivo.

Las hipótesis no se deben hacer al azar. Por supuesto que prever el futuro constituye un ejercicio de gran dificultad. Por esto, no se bloquee y no espere que los montos previstos sean exactos. Sin embargo, esta no es una razón para formular hipótesis al azar. Cada hipótesis debe ser el fruto de una reflexión.

Adopte siempre un enfoque conservador. Si usted construye un presupuesto provisional, entonces es muy probable que no tenga una idea 100% clara y precisa de los gastos que va a generar con su próxima empresa. Sin embargo, hay que hacer estimaciones. Si ha obtenido estimaciones de costos, le aconsejamos tomar los estimados más altos para los gastos y los más bajos para los ingresos. Siempre es bueno considerar un escenario "conservador" (algunos lo llaman "escenario pesimista") para evitar sorpresas desagradables.

Cada hipótesis debe ser el fruto de una reflexión y no del azar.

¡Utilice un modelo editable para tener éxito con su presupuesto provisional!

Descargue de forma gratuita nuestro ejemplo de plan financiero. Nuestro ejemplo de plan financiero contiene un presupuesto de tesorería provisional completo, así que usted podrá ver cómo arreglarlo y cómo construirlo.

Nuestros modelos contienen todas las tablas financieras necesarias para una solicitud de financiamiento. Además del presupuesto provisional, nuestro plan financiero contiene un balance de la situación provisional, un estado de resultados provisional, un plan de financiación, una tabla que permite analizar el punto de equilibrio, el detalle de los saldos intermediarios de gestión, así como gráficos y ratios financieros. Es una caja de herramientas perfecta para analizar la rentabilidad a largo plazo de su proyecto de empresa.

Nuestro modelos vienen adaptados para cada tipo de proyecto. Cada modelo de plan de negocios que tenemos en la plataforma es específico: restaurante, eCommerce, gimnasio, etc. Por ejemplo, en el caso de un plan financiero para un restaurante, usted tendrá la lista de gastos típicos para un restaurante así como sugerencias para los diferentes ratios correspondientes a un restaurante (cuánto cuesta la comida en función de las ventas, cuánto debe gastar para el personal, etc.).

Pruebe con diferentes escenarios gracias a las hipótesis. Todos los modelos de plan de negocios financiero son completamente editables y contienen una sección enteramente dedicada a las hipótesis. De esta manera, usted puede probar fácilmente diferentes escenarios, hacer variar sus gastos, aumentar el valor de la cesta básica (inflación), etc.

Verifique fácilmente la coherencia de su presupuesto provisional. Sabemos que nuestros clientes no son expertos en finanzas y es por esto que les ayudamos a verificar de manera sencilla si el plan financiero que elaboraron es sólido y coherente. En todas nuestras plantillas Excel de planes de negocios, usted encontrará una pestaña dedicada a este tipo de verificaciones y que le indicará de manera clara y simple si sus hipótesis tienen sentido.

Todos nuestros modelos vienen con guías para facilitar su utilización. Cuando construimos un modelo de plan financiero, insistimos bastante en el aspecto educativo y procuramos que nuestros clientes no se sientan perdidos cuando establecen su plan financiero y su presupuesto provisional en Excel. Es por esto que usted encontrará instrucciones e indicaciones en nuestros modelos de plan financiero.