Pasos para crear una previsión presupuestaria eficaz
Cuando inicia un negocio, es importante planificar las finanzas de este último. Aquí es donde entra la estimación del presupuesto.
Esta tabla le permite hacer proyecciones financieras y planificar gastos futuros. Sin embargo, es fácil perderse en los detalles y no saber por dónde empezar. Es por eso que hemos redactado este artículo que describe los pasos clave para crear un presupuesto provisional efectivo.
Le guiaremos pausadamente a través de los pasos para generar un presupuesto estimado, usando un lenguaje simple y detallando cada noción financiera.
Explicaremos cómo realizar las previsiones de ingresos pertinentes, cómo estimar los gastos de explotación, los gastos financieros, cómo obtener los flujos de explotación, financiación e inversión y cómo acumular los flujos para obtener el saldo de caja.
Siga estos pasos y estará en camino de producir un pronóstico de presupuesto efectivo para su negocio.
Asimismo, en este ejemplo gratuito de plan financiero, podrá encontrar un modelo de previsión presupuestaria.
Paso 0: Partir de un modelo de presupuesto provisional
Partir de un modelo prediseñado para hacer su presupuesto provisional es preferible por varias razones.
En primer lugar, permite cumplir con el formalismo financiero y contable. De hecho, los modelos prediseñados son diseñados y actualizados por profesionales y contadores, lo que los hace más confiables y precisos que los presupuestos provisionales que uno mismo podría crear.
Además, una plantilla prediseñada ahorra tiempo y esfuerzo porque ya está lista para usar. Le permite lograr resultados rápidos y precisos sin tener que hacer cálculos o fórmulas.
Estos modelos generalmente están diseñados para tener en cuenta las variables y factores que pueden influir en los resultados previstos, lo que facilita la previsión de las finanzas empresariales y determina las estrategias que se implementarán para lograr los objetivos financieros.
Paso 1: Hacer previsiones de ingresos relevantes
El primer paso para generar un pronóstico de presupuesto efectivo es hacer pronósticos de ingresos relevantes y consistentes.
Debe tener una idea clara de cuánto dinero generará su negocio en el futuro cercano, en función de sus objetivos de ventas y estrategia de marketing.
No hace falta decir que estas previsiones deben ser realistas y alcanzables, ya que servirán de base para las siguientes etapas de su previsión presupuestaria.
Existen diferentes métodos para hacer pronósticos de ingresos, pero aquí les presentamos algunos pasos clave a seguir:
- establecer objetivos de ventas para cada producto o servicio que ofrece
- calcular su tasa de conversión de clientes potenciales a clientes para cada producto o servicio
- utilizar herramientas de proyección
- ajustar sus pronósticos de acuerdo con las tendencias del mercado
Ahora bien, aunque las previsiones de ingresos nunca son perfectas, siguiendo estos pasos, podrá hacer pronósticos que tengan sentido.
Paso 2: Estimar otros recibos
Estos pueden ser aportes de capital, aportes en cuentas corrientes asociadas, préstamos e incluso recibos propios del flujo de inversión.
Estas colecciones pueden provenir de diferentes fuentes, como inversores, bancos o instituciones financieras.
Estos son los pasos que hemos desglosado:
- identificar las diferentes fuentes de ingresos potenciales
- calcular las cantidades de dinero que puede obtener de cada fuente
- planificar las condiciones y los plazos vinculados a estos cobros (por ejemplo, las condiciones vinculadas a un préstamo bancario)
Paso 3: Estimar los costos operativos
Los gastos operativos son los costos relacionados con el funcionamiento diario de su negocio, como costos de mano de obra, costos de materia prima, renta, seguro, costos de transporte, etc.
Debe incluirlos en su presupuesto de previsión porque tienen un impacto directo en sus ganancias.
Paso 4: Estimar los cargos financieros
Estos pueden incluir el pago de préstamos, intereses sobre préstamos, costos relacionados con el uso de fondos prestados, etc.
Estos cargos tienen un impacto directo en su resultado final y es importante tenerlos en cuenta en su presupuesto.
Aquí hay algunas cosas a considerar al estimar sus gastos financieros:
- identificar las diferentes fuentes de financiación para su negocio (préstamos, préstamos, líneas de crédito, etc.) y las condiciones vinculadas a esta financiación.
- calcular los costes relacionados con esta financiación (intereses, tasas de solicitud, etc.)
Paso 5: Obtener flujos de operaciones, financiamiento e inversión
Estos flujos permiten comprender cómo entra y sale el dinero de su empresa y cómo se utiliza.
Un flujo es la diferencia entre los recibos (entrantes) y los desembolsos (salientes).
Para obtener los flujos de efectivo operativos, debe consultar el Paso 1, donde discutimos cómo hacer pronósticos de ingresos relevantes y consistentes.
Usando estos pronósticos de ingresos y los gastos operativos obtenidos en el paso 3, puede calcular el flujo de efectivo operativo (en pocas palabras, toma el efectivo y luego resta los gastos) que muestra cómo el negocio genera el dinero y cómo se utiliza para cubrir los gastos corrientes.
Para obtener los flujos de financiación, debe consultar el paso 2 donde analizamos el dinero recibido para la financiación y el paso 4 donde analizamos los cargos financieros. Usando estas previsiones de flujo de efectivo y cargos financieros, puede calcular el flujo de efectivo que le indica, de qué forma la empresa obtiene el efectivo y cómo se usa para pagar préstamos e intereses.
Para obtener los flujos de inversión, debe consultar el paso 2 donde hablamos sobre el dinero recibido por los inversores. Normalmente, en un presupuesto provisional, no contemplamos los gastos relacionados con la inversión. Por lo tanto, el flujo es (muy a menudo) igual a los ingresos.
Por supuesto, en nuestras previsiones financieras, estos cálculos se realizan de forma automática (la categorización de flujos también es automática).
Al obtener estos flujos, tendrá una visión completa del desempeño financiero de su empresa y lo ayudará a tomar decisiones informadas para el futuro.
Paso 6: Sumar todo para obtener el flujo de efectivo
Para obtener los flujos de efectivo se deben sumar los flujos de operaciones, financiamiento e inversión obtenidos en los pasos anteriores.
De esta manera, podrá ver cómo entra y sale el dinero de su negocio y cómo se utiliza.
Tome nota: el flujo de efectivo puede ser positivo o negativo, lo que significa que puede haber momentos en los que tenga más efectivo disponible que otros.
Es importante monitorear el flujo de efectivo regularmente para asegurarse de tener suficiente dinero disponible para cubrir sus gastos e invertir en su negocio.
Si ve períodos de flujo de efectivo negativo, es posible que deba considerar, reducir los gastos o encontrar fuentes adicionales de financiación.
Paso 7: Acumular los flujos para obtener el saldo de caja
El saldo de caja es un estado financiero que muestra el efectivo disponible en un momento dado. Se obtiene acumulando los flujos de caja durante un período determinado, generalmente un mes o un trimestre.
Así, para obtener el saldo de caja, deberá acumular los flujos de caja obtenidos en el paso anterior.
Este indicador le permitirá saber cuánto dinero tiene disponible para cubrir sus gastos e invertir en su negocio.
El saldo de caja es un indicador clave del desempeño financiero de su empresa. Si descubre que el saldo de efectivo es negativo durante un período de tiempo, deberá considerar reducir sus gastos o encontrar fuentes adicionales de financiación.
Nuestras previsiones financieras contienen un sistema de verificación automática que le indica si necesita o no corregir su saldo de efectivo.
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