Presupuesto y equipamiento para abrir una cafetería rentable

¿Cuánto cuesta abrir un café?
¿Cuál es la lista exacta de gastos?
¿Cuáles son los materiales y equipos necesarios para abrir un café?
¿Una cafetería es un proyecto que se hace rentable rápidamente?
¿Cuál es la fórmula para calcular la rentabilidad de su cafetería?

Se trata de preguntas comunes que respondemos a continuación.

Los siguientes estimados están basados en diferentes fuentes, así como en nuestra experiencia en la redacción de planes de negocio y proyecciones financieras para cafeterías o cafés. Cada local tiene sus especificidades, por lo que los siguientes indicadores no siempre reflejan todas las realidades posibles. Este contenido se proporciona a título informativo. A tomar en cuenta que no sustituye a un análisis profesional y específico para su negocio.

¿Cuál es la suma que se debe invertir para abrir un café?

Para abrir un café, generalmente se debe considerar una inversión inicial de entre 650.000 y 3.100.000 pesos mexicanos.

Diferentes elementos harán variar el presupuesto necesario para abrir una cafetería.

Aquí estamos hablando de la ubicación de su café (no todos los locales tienen el mismo valor, le aconsejamos ubicarse cerca de una vía peatonal, o en un centro comercial), en el tamaño del establecimiento y en el nivel de tecnología de las máquinas que va a utilizar. Finalmente, si desea incluir un espacio para el consumo en sitio, el presupuesto será un poco más elevado.

Para conocer el volumen de negocio potencial y cuánto ganará con su cafetería, puedes utilizar el plan financiero para una cafetería.

Abrir una cafetería sin dinero: ¿Cómo hacer?

Puede comenzar su negocio de cafetería sin realizar un aporte personal. Sin embargo, no es lo más aconsejable.

Generalmente, el monto del aporte personal se sitúa en torno al 20% del total de fondos invertidos en la creación de la cafetería.

Efectivamente, hacer un aporte demuestra a sus socios financieros que usted está comprometido con esta empresa.

Existen diferentes maneras de reunir este aporte, como gracias al dinero proporcionado por familiares o personas cercanas, la búsqueda de ángeles inversores (business angels) o campañas de crowdfunding.

Una vez que haya obtenido este dinero, usted podrá presentarse ante bancos, quienes le prestarán sumas más importantes. Sin embargo, será necesario convencer a estos entes de la solidez de su proyecto. Es el plan de negocios de su cafetería que le permitirá demostrar su viabilidad.

¿Cuáles son los costos para abrir un café?

La adquisición de un local

Usted deberá instalar su café en un local equipado. Hará falta prever su adquisición (o alquiler), así como los primeros trabajos de adecuación. Esta será probablemente la parte más importante del presupuesto.

Los equipamientos para iniciar su negocio de cafetería

Abrir un café no es tan fácil como parece, pero disponer de una lista completa de equipamientos puede ayudarle a comenzar.

Preparación de alimentos y bebidas:
- máquina de café expreso profesional. Indispensable, le permitirá proponer bebidas que no pueden faltar como: macchiato, latte, capuchino, mocachino, etc.
- molinos de café industriales para moler y tostar sus granos de café.

Adicionalmente, estos aparatos le permitirán producir bebidas en grandes cantidades:
- prensas francesas de café
- sistemas de filtrado de agua
- mixers y centrifugadores para preparar bebidas frías
- aparatos de cocción para la preparación de platos de acompañamiento
- máquinas de hielo para cafés helados y otras bebidas refrescantes

Almacenamiento y refrigeración:
- refrigeradores y congeladores para almacenar productos perecederos
- almacén aislado para productos lácteos
- estantes para ordenar productos
- contenedores para almacenar las diferentes variedades de café que usted ofrece
- envases para bebidas y platos para llevar

Productos consumibles:
- tazas y tapas de café para llevar
- popotes ecológicos
- servilletas de papel
- platos de cartón
- cubiertos desechables ecológicos
- bolsas de papel
- rollos de papel para recibos

Vajilla:
- platos originales y de calidad para el consumo en sitio
- tazas y vasos para los clientes en sala
- cubiertos con el fin de presentar los menús que ofrece aparte del café
- utensilios para preparación de alimentos y bebidas

Muebles:
- mesas y sillas para una recepción confortable de la clientela en sala
- mobiliario de exteriores destinado a clientes que utilizan un patio o terraza
- zonas de preparación y procesamiento de alimentos
- vitrinas para exponer con buena estética sus productos
- refrigeradores para bebidas frías
- menús y portamenús
- iluminación para crear un ambiente agradable en su local
- obras de arte y decoraciones para darle a su sala un aspecto cálido y ameno
- equipos de audio para reproducir música dentro del local

Aplicaciones informáticas y redes:
- sistema de seguridad y vigilancia
- sistema de gestión de contenido
- aplicaciones de contabilidad
- red local con conexión a internet confiable
- aplicación dedicada a la gestión de operaciones de la cafetería
- aplicación para la caja registradora

Limpieza:
- lavavajilla
- trapeador y cubeta
- trapo y spray de limpieza
- papeleras y bolsas de basura

Gastos de establecimiento

Entre los gastos de establecimiento de un café, podemos encontrar:
– redacción de los estatutos de su empresa
– gastos de registro de la empresa
– gastos para el registro de marca
– honorarios de contadores
– honorarios para la elaboración de un plan de negocios
– seguros

Gastos de personal

En cuanto a los gastos del personal, tenemos:
– el pago de los primeros salarios de los meseros y servidores
– las cotizaciones sociales asociadas a los salarios

Presupuesto asignado a la publicidad y marketing

Finalmente, un presupuesto de publicidad y mercadeo para aumentar los ingresos de su cafetería :
– un presupuesto para una velada de lanzamiento
– un sitio de exhibición para su café
– material publicitario
– gestión de la página de Instagram (y TikTok)
– desarrollo de un sitio web
– diseño de una tienda de e-commerce (con opción de click-and-collect)

Otros

No olvide un inventario o stock inicial, es decir, los primeros ingredientes para elaborar sus cafés y comidas distribuidos en la cafetería.

Finalmente, un presupuesto asignado al capital circulante: algo para aguantar de entre 6 y 9 meses sin ingresos generados por la cafetería.

Incluye las mensualidades de pago del crédito si usted obtuvo un préstamo para financiar su café.

¿Cómo calcular la rentabilidad de una cafetería?

¿Su idea de empresa es rentable? Usted debe primero estimar su presupuesto provisional, sus ingresos provisionales y finalmente el margen neto de su café.

Consideremos, por ejemplo, un café con un presupuesto inicial de 1.600.000 pesos mexicanos. Además, estimamos que su negocio de cafetería permitirá obtener un volumen de ingresos de 1.900.000 pesos. Consideramos que la tasa de margen neto se ubica en 25%.

De acuerdo a esto, su café tendrá una capacidad de generación de beneficios (anual) de alrededor de 25% x 1.900.000 = 475.000 pesos. Otro cálculo nos muestra que el número de años necesario para amortizar los gastos iniciales es de 1.600/475 = 3,37, es decir, un poco más de 3 años.

Por lo tanto, serán necesarios algo más de 40 meses de actividad para que la cafetería sea rentable.

Usted podrá consultar la lista de gastos para abrir un café, estimar su requisito de capital circulante, establecer un presupuesto provisional así como su volumen de ingresos provisional y ganancias potenciales utilizando nuestro plan financiero para una cafetería.

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