Crear una agencia de eventos: presupuesto, gastos y rentabilidad

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¿Cuál es la inversión inicial para la apertura de una agencia de eventos?
¿Qué se debe tener en cuenta para una agencia de eventos?
¿Cómo puedo crear una agencia de eventos sin dinero?
¿Cómo hacer balance sobre las ganancias futuras de mi agencia de eventos?

Enseguida, contestaremos las preguntas.

Asimismo, para asegurar el éxito de su empresa, puede adquirir ahora nuestro plan financiero elaborado para una agencia de eventos.

Todas las cifras y evaluaciones de este artículo se determinan a partir del estudio de varias fuentes, así como en nuestra experiencia en la redacción de planes de negocios para agencias de eventos. Tenga en cuenta que cada proyecto de empresa es diferente, y las siguientes cifras pueden no corresponder a la suya. Este contenido se emite con un objetivo informativo. Por lo tanto, no podemos considerar que reemplace un juicio profesional y, especialmente, específico para su proyecto de empresa.

¿Cuánto debo invertir para la apertura de una agencia de eventos?

En general, la inversión necesaria para crear una agencia de eventos podría oscilar entre los $33,600 MXN hasta los $1,260,000 MXN.

Necesariamente, el capital requerido para su agencia de eventos podría variar según algunos datos, tales como:
- el número de colaboradores necesarios para garantizar el buen funcionamiento de su agencia de eventos
- el número de proveedores que va a conseguir para la apertura de su negocio (lo cual tiene una influencia sobre su presupuesto de prospección)
- la localidad en la que se quiere ubicar
- la calidad del sitio web que va a desarrollar
- los gastos relacionados con sus equipos tecnológicos

Para lograr un estudio formal del presupuesto provisional de su proyecto empresarial, puede adquirir ya nuestro plan financiero elaborado para una agencia de eventos.

¿Es posible crear una agencia de eventos sin dinero?

La apertura de una agencia de eventos sin dinero es, de forma práctica, algo posible, pero difícil.

En efecto, tiene la posibilidad de pedir el respaldo de las instituciones bancarias, que le proveerán la cantidad de dinero que le hace falta para cubrir todas las necesidades de su agencia de eventos.

De todas maneras, sea cauteloso: no contacte con las instituciones privadas sin haber reunido, en primer lugar, una aportación personal.

De hecho, tener una contribución personal para una solicitud de financiamiento ofrece la posibilidad de indicar que usted es verdaderamente una persona motivada para triunfar en su proyecto empresarial.

En general, este aporte tendría que estar entre el 10% y el 20% del monto total de las inversiones en su agencia de eventos.

Encontrará algunas opciones para recaudar la cantidad necesaria, como por ejemplo: el dinero de su círculo cercano, las aceleradoras de negocio y también los servicios de microfinanzas.

Después de haber recogido la suma necesaria, agende una cita con las entidades bancarias para obtener la cantidad de dinero que requiere para cubrir todas las necesidades de su agencia de eventos.

No obstante, es necesario, convencer a estas instituciones financieras de que su agencia de eventos representará finanzas sanas.

Los miembros de nuestro equipo han preparado un buen plan de negocios para una agencia de eventos que sirve para cumplir todos estos objetivos.

¿Cuáles son los gastos iniciales para crear una agencia de eventos?

¿Qué equipamiento debo comprar para la apertura de una agencia de eventos?

Debe adquirir el equipo idóneo necesario para triunfar con la apertura de una agencia de eventos, como por ejemplo: equipos de video, equipos de sonido, equipos de producción, iluminación profesional, equipos de inscripción y registro (puertas, lector de códigos QR, etc.), mesas y sillas, una tarima, micrófonos, una cámara digital o carteles y pancartas.

Estos son solo unos ejemplos.

Para obtener la lista completa y detallada, puede adquirir ya nuestro plan financiero desarrollado para una agencia de eventos.

¿Cuáles son otros gastos iniciales para una agencia de eventos?

Los gastos para crear una empresa de manera formal

Los gastos de constitución y de primer establecimiento para su agencia de eventos son, en realidad, aquellos gastos que debe desembolsar cuando va a crear su empresa.

Enseguida encontrará unos ejemplos: los gastos para elaborar el acta constitutiva de la empresa, el pago de derechos de inscripción al RPPC, las aportaciones a la cuenta de Seguridad Social, los gastos para el registro en el SIEM (un directorio) y los honorarios de abogado.

El precio total para crear su empresa dependerá de algunos componentes, como por ejemplo: si será una persona física o moral, los honorarios del abogado que decida contratar o también el estado donde su empresa estará ubicada.

Los empleados de su agencia de eventos

En caso de contrataciones (un coordinador de eventos, un encargado de cuentas que se ocupe de la relación con los clientes, un encargado de la relación con los proveedores, etc.), tendría que prever otros gastos, tales como: los salarios durante los primeros meses, los gastos de reclutamiento, así como la gestión de la capacitación de estas personas.

El presupuesto de marketing para la apertura de una agencia de eventos

El presupuesto de marketing de su agencia de eventos agrega el conjunto de acciones que debe adoptar para que cada vez más clientes aspiren a solicitar sus servicios para organizar eventos.

En el presupuesto de marketing de una agencia de eventos, encontrará:
- colaboraciones con personas influyentes (influencers)
- el presupuesto Google Ads (para colocar anuncios de pago en los buscadores que se refieran al sector de eventos)
- gastos de diseño gráfico
- la creación de un sitio web
- la publicidad offline
- su actividad en las redes sociales
- el SEO para que su agencia de eventos optimice su posicionamiento web.

Gastos diversos

En las inversiones para su agencia de eventos debería prever un pequeño presupuesto para gastos imprevisibles. Por ejemplo, su negocio debe poder acceder, cuando sea necesario, de capital de trabajo para hacer frente a los potenciales desajustes de tesorería entre los desembolsos y los cobros (en el futuro).

Para concluir, contabilice las cuotas mensuales si desea pedir un préstamo empresarial para la financiación de su agencia de eventos.

Encontrará el presupuesto inicial completo (y con cifras) en nuestro plan financiero para una agencia de eventos.

¿Cuánto tiempo necesito para rentabilizar mi agencia de eventos?

Si quiere estudiar la rentabilidad futura de su agencia de eventos, debería analizar 3 ratios financieros: su presupuesto inicial, el ingreso que su agencia de eventos producirá y la tasa de margen neta.

Lo ilustramos con un ejemplo:

Digamos que los costos de inicio, para su agencia de eventos, llegaría a una cantidad de $504 000 MXN.

Enseguida, digamos que su agencia de eventos consiga generar satisfactoriamente aproximadamente $3 840 000 MXN de volumen de ingresos anual.

Finalmente, analicemos detenidamente el tercer indicador contable: la tasa de margen. Tomemos esta siguiente hipótesis: este ratio supone un 20.0% de la facturación anual.

El primer cálculo nos da la posibilidad de analizar la rentabilidad: su agencia de eventos logra generar 20.0% x $3 840 000 MXN = $768 000 MXN de beneficios anuales.

Finalmente, necesitaría $504 000 MXN / $768 000 MXN= 0.66 años para que su agencia de eventos puede rentabilizar los gastos iniciales.

En otras palabras, en este ejemplo, su agencia de eventos constituiría un proyecto rentable habiendo operado durante 8 meses.

Sin duda alguna, los indicadores y cifras relacionados con su proyecto de empresa diferirán. ¿Precisa conocer los beneficios potenciales de su proyecto? Adquiera el plan financiero establecido para una agencia de eventos.

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