Abrir una agencia de organización de eventos: la guía completa
Nuestros expertos han elaborado un plan de negocios para una agencia de eventos completamente personalizable
Los agencias de organización de eventos se crearon para satisfacer una demanda cada vez más insistente en diversos ámbitos (viajes, cumpleaños, seminarios, team building, promociones...). De hecho, tanto particulares como profesionales a menudo necesitan organizar diversos eventos.
Sin embargo, suele ser difícil gestionarlos correctamente sin un mínimo de conocimientos. Este es el ámbito de especialización de las agencias de organización de eventos.
Una buena agencia debe organizar eventos de acuerdo con deseos y requisitos a veces muy específicos y ofrecer ideas innovadoras a sus clientes.
En este artículo encontrará todo lo que necesita saber sobre las agencias de organización de eventos y los pasos detallados que debe dar para iniciarse en este sector en auge.
¿Qué es una agencia de organización de eventos?
Una agencia de organización de eventos es una empresa que se encarga de la preparación de determinados eventos para sus clientes.
Los eventos en cuestión pueden ser:
- festivos: bodas, cumpleaños, celebraciones de fin de año
- turísticos: visitas, excursiones
- culinarios: recepciones, cenas, ferias comerciales
- deportivos: maratones, exhibiciones de artes marciales, competiciones deportivas
- profesionales: seminarios, webinars
- profesionales: disertaciones, congresos
¿Cuál es la misión de una agencia de organización de eventos?
Las agencias de organización de eventos actúan como coordinadores entre diferentes especialistas. Esto les permite organizar todo tipo de eventos con la mayor rapidez posible, garantizando al mismo tiempo la máxima calidad.
En general, se encargan de:
- logística
- planificación
- estructuración entre proveedores
- gestión presupuestaria
- conceptualización de los temas
¿Cómo se está comportando el mercado de las agencias de organización de eventos?
Fuentes : Bodas.com.mx , Cuéntame de México y El Economista
En los últimos años, el sector de los eventos ha seguido creciendo en popularidad en todo el mundo.
La industria de organización de eventos representa 1,5% del PIB de México. Más de un millón de empleados trabajan en la industria de los eventos.
La mitad de estos trabajos son fijos. Cada año se organizan entre 250 000 y 300 000 eventos en México, la mayoría de los cuales están relacionados con el entorno empresarial y comercial.
Las ferias o exposiciones representan hasta 8 000 eventos al año. Estos eventos atraen aproximadamente a 35 millones de visitantes cada año y generan ingresos de aproximadamente $637 mil millones.
En México, en 2020, se realizaron 335 563 matrimonios. Así como se celebraron 2 476 matrimonios entre personas del mismo sexo.
Para conocer las últimas tendencias y cifras del mercado, puede consultar nuestro plan de negocios para una agencia de organización de eventos. En este documento, las cifras son actualizadas dos veces al año.
¿Son necesarias competencias específicas para crear una empresa de organización de eventos?
El campo de la gestión de eventos es tan amplio que es posible entrar en él con cualificaciones muy diferentes.
Una formación en marketing, negocios y comunicación le dará sin duda una ventaja significativa. Al formarse en una o varias de estas áreas, podrá:
- fijar precios que sean ventajosos y rentables
- promocionar sus servicios
- crear una amplia red de colaboradores
- encontrar las mejores ofertas del mercado
- crear un sitio web
- crear un blog
- promocionar su negocio en las redes sociales
Además, es muy útil para adquirir otras habilidades, como el uso de herramientas gráficas y programas de oficina. Esto le facilitará mucho la producción de presentaciones de calidad que le ayudarán a diferenciarse de la competencia. Estas habilidades también pueden ayudarle a atraer el mayor número de clientes.
¿Es posible abrir una agencia de organización de eventos 100% online?
Sí, se la denomina agencia de organización de eventos digitales. Ofrece multitud de ventajas, pero también tiene algunos puntos negativos que debe tener en cuenta.
Las ventajas de una agencia de organización de eventos digitales
- puede albergar un número casi infinito de visitantes
- anula los problemas de distancias y fronteras
- facilita la comunicación
- promueve la interactividad
- es menos susceptible a las cancelaciones (mal tiempo, confinamientos, desastres naturales, etc.)
Las desventajas de una agencia de organización de eventos digitales
- no es accesible para todos los clientes (por ejemplo, personas mayores que no utilizan mucho la tecnología)
- es susceptible de sufrir problemas técnicos (que pueden arruinar la experiencia de todos los participantes)
- es ocasionalmente objetivo de trolls y hackers en línea
¿Es necesario tener un título o diploma para abrir una agencia de organización de eventos?
No es necesario tener un título para iniciarse en la industria de los eventos. Sin embargo, como su actividad es esencialmente comercial, es obligatorio registrarse en la Cámara de Comercio e Industria.
¿Cuál es la reglamentación que aplica a empresas de organización de eventos?
El cumplimiento del marco normativo es vital para cualquier actividad que comprenda eventos.
Antes de organizar un evento, usted debe:
- hacer una declaración frente a los servicios municipales (cada municipio requiere su propia autorización)
- solicitar al ayuntamiento la autorización para colocar carteles en lugares públicos (si quiere promocionar el evento en cuestión)
- preparar un expediente y presentarlo a los bomberos y a los organismos de seguridad (sobre todo si el acto se celebra en un recinto cerrado)
- obtener una póliza de seguro para eventos deportivos
¿Qué pasos hay que cumplir para declarar un evento?
Para inscribir un evento, debe proporcionar la siguiente información y documentos:
- el nombre, la dirección y los datos de contacto de la agencia y de su representante
- el propósito del evento y el lugar donde se celebrará
- la fecha del evento, con las horas de inicio y fin
- detalles del recorrido, si se trata de un desfile o si el evento requiere una procesión
- detalles del evento, como el uso de pancartas o altavoces
- una descripción de las distintas medidas de seguridad que se aplicarán
- una estimación del número de personas que asistirán al evento
¿Es necesario hacer un plan de negocios para abrir una agencia de organización de eventos?
El plan de negocios es un requisito clave para el éxito de su proyecto.
Si desarrolla un buen plan de negocios para su agencia de organización de eventos, podrá:
- ajustar su estrategia de desarrollo
- preparar su estrategia de marketing para aumentar su volumen de negocio
- prever mejor los gastos, lo que le permitirá definir fácilmente su presupuesto inicial
- ser más preciso a la hora de estimar su volumen de negocio y sus futuros beneficios
- ser más convincente para los inversores, que no tendrán dificultad en ver el futuro de su empresa
¿Hay que hacer un estudio de mercado para abrir una empresa de organización de eventos?
- ofrecer servicios adaptados a la demanda del mercado
- tener una excelente idea de las diferentes actividades de sus competidores y distinguirse ofreciendo ventajas únicas
- adaptarse al mercado y aprovechar su dinámica
- anticipar la aparición de nuevas tendencias
¿Cuál es el presupuesto necesario para abrir una agencia de organización de eventos?
El presupuesto que necesita para crear su agencia de organización de eventos depende principalmente de los clientes a los que se dirige y de los servicios que les ofrece.
Para ayudarle a establecer el presupuesto adecuado para su proyecto, ofrecemos dos presupuestos diferentes.
El primero es un presupuesto mínimo para poner en marcha una agencia de organización de eventos. El segundo está pensado para los empresarios que disponen de un gran capital inicial y buscan hacerse un hueco en un mercado muy competitivo.
Presupuesto 1
- renta : $0 MXN
- equipamiento : $40 000 MXN
- impuestos : $3 200 MXN
- salario de los empleados : $0 MXN
- publicidad de la agencia : $6 400 MXN
- seguros : $8 000 MXN por trimestre
- inventario : $0 MXN
- gastos de registro y contables : $8 000 MXN
- Total : $65 600 MXN
Presupuesto 2
- los 6 primeros meses de alquiler : $290 000 MXN
- equipamiento : $242 000 MXN
- impuestos : $9 200 MXN
- salario de los empleados : $81 000 MXN
- publicidad de la agencia : $24 300 MXN
- seguros : $16 200 MXN por trimestre
- inventario : $9 200 MXN
- gastos de registro y contables : $ 32 400 MXN
- Total : $704 300 MXN
Como puede verificar, la diferencia entre los dos presupuestos es bastante grande.
Por lo tanto, le aconsejamos que siga la regla de oro del emprendedor, que es empezar de a poco y tratar de crecer en el camino.
Para conocer con exactitud su presupuesto provisional, puede utilizar el plan financiero para una agencia de organización de eventos.
¿Cuál es la ubicación ideal para una empresa de organización de eventos?
Elegir una buena ubicación es una de sus prioridades.
Por un lado, debe asegurarse de que su agencia de organización de eventos no se instale en un mercado local saturado. Por otro lado, hay que asegurarse de que la demanda supera con creces la oferta para poder trabajar cómodamente a largo plazo.
Por lo tanto, para encontrar la ubicación ideal, debe
Analizar el mercado local
Antes de decidirse a trabajar en una zona determinada, es importante recopilar la siguiente información sobre las pequeñas empresas, las PYMES (pequeñas y medianas empresas) y las grandes empresas de la zona:
- el número de empresas
- sus presupuestos anuales
- su facturación anual
- su personal
No dude en visitar la página web del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) para obtener todos los datos necesarios.
Por supuesto, esto es sólo la etapa preliminar. La mayor parte de este trabajo consiste en viajar y hacer su propia investigación in situ.
Reúna toda la información posible hablando directamente con la población local.
Obtener información sobre la competencia
Incluso en un mercado donde la demanda es alta, su emprendimiento puede tener dificultades para encontrar clientes debido a la competencia.
No debe olvidar que no es el único que ofrece servicios para eventos. Por lo tanto, debe saber todo sobre sus competidores, para tener el mejor enfoque cuando entre en el mercado.
Las preguntas más importantes que debe responder son:
- ¿quiénes son sus competidores?
- ¿quiénes son sus clientes objetivo?
- ¿qué servicios ofrecen?
- ¿qué estrategias adoptan?
- ¿cuáles son sus recursos financieros?
Responder a estas preguntas le ayudará a posicionarse en el mercado y a hacer una estimación precisa de su volumen de negocio en los primeros meses.
Recuerde siempre que debe ofrecer prestaciones y servicios únicos y originales, de modo que se distinga de la competencia.
¿Conviene más abrir una agencia de organización de eventos de forma independiente o como parte de una franquicia?
A menudo es difícil tomar la decisión correcta entre la franquicia y la independencia. Ambas opciones tienen muchas ventajas. Para facilitarle la tarea, le ofrecemos un vistazo a las ventajas e inconvenientes de cada alternativa.
Las ventajas de una agencia de organización de eventos franquiciado
- le permite beneficiarse de la experiencia y el saber hacer de la marca franquiciada
- le da acceso a una asistencia profesional eficaz
- le garantiza una buena imagen comercial desde el principio del emprendimiento
- le da acceso a una completa red profesional
Las dificultades de una agencia de organización de eventos franquiciado
- le exige el pago de un canon (un canon fijo y un canon periódico)
- le obliga a seguir unas pautas de trabajo específicas
- limita severamente sus opciones de expansión y a veces de desarrollo, (no puede aprovechar su éxito para crear una nueva marca)
- a veces le impide adquirir determinados activos (locales, equipos, existencias, etc.)
- a menudo requiere que complete una formación en el sector de eventos
Las ventajas de una agencia de organización de eventos independiente
- libertad absoluta en la gestión de la empresa
- no hay que pagar cánones
- el derecho a poseer bienes (locales, equipos, existencias, etc.)
- no necesita formación para iniciar su negocio (aunque es recomendable)
Las dificultades de una agencia de organización de eventos independiente
- gran responsabilidad (tiene que hacerlo todo usted mismo)
- consume tiempo
- riesgo de ganancias financieras limitadas (especialmente al principio)
¿Cuál es el concepto adecuado para tener éxito con nuestra empresa de organización de eventos?
El éxito de su agencia de organización de eventos depende en gran medida del concepto que adopte.
De hecho, en el ámbito de la gestión de eventos, puede elegir entre especializarse en el sector profesional (Empresa a Empresa - B2B) o en el sector privado (Empresa a Consumidor - B2C).
Por supuesto, nada le impide hacer ambas cosas. Dicho esto, como verá, la elección no siempre es fácil.
Por lo tanto, debe considerar los puntos fuertes y débiles de la especialización.
Las ventajas de la especialización
Cuando elija especializarse, podrá:
- destacarse del resto de la competencia (tiene menos competidores directos)
- tener más posibilidades de convencer a los clientes (para muchos, la especialización es sinónimo de experiencia)
- ser más eficiente en lo que hace, necesitando menos personal
- facilitar la puesta en marcha de su proyecto (menos papeleo que preparar y menos normas que cumplir)
- ofrecer tarifas más competitivas (al especializarse, podrá mantener los costes bajos, lo que le permitirá reducir sus tarifas)
Las dificultades de la especialización
La especialización tiene algunas desventajas importantes que hay que tener en cuenta:
- dificultades para adaptarse a los cambios del mercado
- una clientela más limitada
- incapacidad para aprovechar ciertas oportunidades (como las nuevas tendencias)
¿Cuáles son las causas del éxito de una empresa de organización de eventos?
No hay recetas milagrosas, pero hay pasos esenciales que deben seguirse para garantizar unos ingresos estables para su negocio.
Seguir un plan de negocios
El plan de negocios de su agencia de organización de eventos debe dictar su línea de trabajo.
Si se desvía de él, puede acabar trabajando a ciegas, lo que nunca es una buena idea.
Además, si decide hacer cambios en su plan, es importante hacerlo con cuidado y tener en cuenta todas las consecuencias que estos cambios pueden tener.
Tener una red exhaustiva
Dependiendo de los eventos que organice, tendrá que recurrir a otros profesionales. He aquí algunos ejemplos:
- una empresa de catering
- un fotógrafo
- un maquillador
- un florista
- un decorador
- un ingeniero de sonido
- un decorador
- un servicio de seguridad
- una recepcionista
Aprender a ser convincente
Aunque algunos empresarios son buenos por naturaleza en esto, debe saber que usted también puede aprender a generar confianza en sus clientes. Por supuesto, no se trata de engañarles, sino simplemente de destacar sus puntos fuertes.
Si trabaja su elocuencia y cuida su aspecto físico, será automáticamente más convincente. La primera impresión que causa a sus proveedores es crucial. Le permitirá beneficiarse de ciertas ventajas exclusivas, como plazos de pago más largos o condiciones de precio ventajosas.
Ser un buen gestor
Si aprende a gestionar mejor su presupuesto, podrá mejorar considerablemente la calidad de sus servicios.
Al mismo tiempo, podrá cumplir las especificaciones de los eventos más grandes sin el riesgo de superar el presupuesto inicial.
¿Cómo encontrar socios para una agencia de organización de eventos?
Está claro que los socios son esenciales para su empresa. La calidad de sus servicios puede afectar en gran medida al éxito de su negocio. Por eso es importante encontrar los mejores socios posibles.
No dude en recurrir a la gente del lugar. Al participar en eventos locales, tendrá la oportunidad de conocer a personalidades importantes de las comunidades locales.
¿Cómo crear una imagen de marca fuerte para una agencia de organización de eventos?
La imagen de marca suele estar vinculada a la imagen de la calidad de sus servicios. En esta sección, le mostraremos cómo hacer para que su empresa tenga la mejor imagen de marca.
Imponga reglas y sigalas
Si tiene reglas bien definidas que sigue al pie de la letra, los clientes no tendrán problemas para trabajar con usted. Esto le permitirá mantener sus estándares y garantizar una calidad de servicio constante, que siempre atrae a los clientes.
Así que no dude en comunicar estas normas a todos los miembros de su red, para que las respeten. Piense también en dotar a su marca de personalidad estableciendo directrices estrictas.
Esto puede incluir el uso de colores específicos en sus folletos, anuncios, etc. (idealmente los mismos colores que su marca), (idealmente los mismos colores que su logotipo) o una fuente única que permita a los clientes identificar su agencia de un solo vistazo. Estos detalles pueden tener un impacto significativo en su imagen comercial.
Optimice sus campañas publicitarias
Una buena gestión de eventos no es suficiente. De hecho, su éxito depende en gran medida de la campaña publicitaria que realice.
Afortunadamente, en el negocio de los eventos, puede hacerlo anunciándose en:
- redes sociales
- periódicos locales
- lugares públicos
Recuerde que su marca debe estar en el centro de la campaña publicitaria. Es una gran oportunidad para darla a conocer.
Aproveche su creatividad
Tiene que adaptar sus iniciativas a la cantidad de libertad que tiene. Una idea que sigue funcionando perfectamente hoy en día es ofrecer regalos a los participantes del evento. Puede elegirlos como quiera, pero siempre es recomendable ofrecer regalos que estén relacionados con su marca.
¿Cómo conseguir clientes cuando creamos una empresa de organización de eventos?
Para encontrar clientes, el marketing de su agencia de organización de eventos es esencial.
Aquí tiene algunos consejos para empezar:
- comience con el boca a boca. Incluso es aconsejable conseguir que la gente hable de su agencia de organización de eventos antes de lanzar su proyecto
- cree varias cuentas en las distintas redes sociales más populares y publique varios posts cada día
- refuerce su presencia en Internet creando un sitio web. Debe ser lo atractivo e intuitivo como para que cualquiera pueda utilizarlo cómodamente en la primera visita
- pida a sus familiares y amigos que le ayuden a ir de puerta en puerta y a publicitar su negocio en la zona
¿Qué estrategia de marketing utilizar en una empresa de organización de eventos?
Hoy en día, todas las estrategias de marketing deben centrarse en las redes sociales. Las redes sociales son la forma más eficaz y barata de hacer publicidad.
Los siguientes consejos le ayudarán a aprovechar al máximo estos medios.
Responda a las preguntas de sus seguidores con prontitud
Las respuestas rápidas y concisas indican que usted es un verdadero profesional que se toma su trabajo en serio. Además, es importante responder públicamente, para que todos los visitantes puedan leer sus respuestas.
Sea activo y publique tantas fotos y vídeos como sea posible de sus eventos más importantes
Tenga en cuenta que deben ser de buena calidad y que lo mejor es elegir las partes en las que se destaca su marca.
Utilice todas las herramientas que ofrecen las redes sociales
Por ejemplo, el uso de hashtags permitirá que sus publicaciones ganen visibilidad.
Además, las opiniones positivas de los clientes pueden tener un impacto significativo en su reputación. Así que no dude en aprovecharlo pidiendo a sus clientes satisfechos que compartan sus opiniones.
Le aconsejamos que les ofrezca regalos a cambio. Esto no sólo les anima a completar el proceso, sino que también los invita a ser más indulgentes, lo que le ayudará a maximizar su puntuación. Considere la posibilidad de crear varias cuentas en varios sitios de reseñas para facilitar la tarea a sus clientes.
Encuentre la estrategia de marketing completa en el plan de negocios de su agencia de organización de eventos.
¿Cómo establecer las tarifas a cobrar cuando abrimos una agencia de organización de eventos?
Esto puede parecer una tarea complicada.
Sin embargo, si sigue los consejos que le damos a continuación, podrá hacer estimaciones precisas de los precios de sus servicios.
Empiece por estandarizar los precios tomando como referencia los de sus competidores directos (los que se especializan en el mismo campo que usted). Si los precios varían considerablemente de un competidor a otro, utilice la media.
Establezca sus tarifas en función de su experiencia en el sector de eventos. En general, las agencias más experimentados son los más caros.
Elija un sistema de facturación que se adapte a sus clientes. Opte por un sistema de facturación básico que funcione por horas y añada cargos adicionales por servicios opcionales. Normalmente, una agencia de organización de eventos cobra un 15% más por cada servicio opcional añadido. Tenga en cuenta que, normalmente, la facturación a tanto alzado es menos ventajosa, pero es más fácil de calcular, especialmente si incluye un gran número de participantes. Por esta razón es que es popular entre las empresas.
Con el plan financiero de una agencia de organización de eventos, puede probar diversos supuestos y estudiar cómo los diferentes precios y tarifas influyen en los ingresos y la rentabilidad de su agencia.
¿Cómo aumentar la facturación de una empresa de organización de eventos?
El volumen de negocio de su agencia de eventos depende principalmente de sus resultados en cuanto a la relación con los clientes.
Para aumentar el volumen de negocio de su agencia de organización de eventos, debe:
Estar disponible para sus clientes. En el sector de eventos, no hay razón para no estar disponible. Al formar un equipo amplio, con varios especialistas en un mismo campo, estará capacitado para responder a las solicitudes de sus clientes en forma veloz.
Continuar desarrollando su negocio. Intente aprovechar las nuevas oportunidades y sea el primero en ofrecer los servicios a la moda en cada momento.
No lanzarse a realizar eventos a gran escala al principio si no tiene experiencia. En su lugar, empiece por organizar pequeños eventos para que su enfoque sea manejable.
A medida que su empresa crece, considere la posibilidad de delegar algunas tareas. También puede contratar a uno o varios asistentes para que le ayuden a llevar su negocio adelante.