Cree un presupuesto provisional en 20 pasos sencillos
La elaboración de un presupuesto provisional es un elemento clave de la gestión financiera de una empresa.
Esta tabla financiera ayuda a planificar gastos e ingresos futuros, realizar un seguimiento del rendimiento financiero de la empresa y tomar decisiones acertadas.
Sin embargo, crear un presupuesto puede parecer desalentador, especialmente para los empresarios que tienen poca experiencia con él.
Afortunadamente, existen pasos simples para crear un presupuesto provisional efectivo, se los explicamos ahora en este artículo.
Asimismo, en este ejemplo gratuito de modelo financiero, podrá encontrar un ejemplo de presupuesto provisional.
Definir un período de tiempo para su presupuesto provisional
Comenzamos con una fase de preparación.
Establezca un período de tiempo para su presupuesto provisional.
La duración del período dependerá de la naturaleza de su negocio y sus necesidades. Además, dependerá de los objetivos para su presupuesto. Por ejemplo, si un inversor le pide un presupuesto para un período de 3 años (este es el período más solicitado y es el que usamos en nuestros modelos financieros), entonces tendrá que ceñirse a él.
Es importante señalar que los presupuestos a largo plazo suelen ser más detallados que los presupuestos a corto plazo porque tienen en cuenta proyectos más grandes, con una visión más a largo plazo.
Decidir sobre el desglose (mensual, anual o trimestral)
Seguimos con la fase de preparación.
Hay tres tipos principales de reparto para un presupuesto provisional: mensual, anual y trimestral.
El presupuesto mensual es más común para empresas que tienen fluctuaciones significativas en sus ingresos y gastos.
Permite seguir los resultados de la empresa de forma más precisa y adaptarse rápidamente a posibles variaciones.
El presupuesto anual generalmente se utiliza para empresas que tienen actividades regulares y poca fluctuación en sus ingresos y gastos.
Permite seguir los resultados de la empresa durante un año completo y planificar los gastos para el año siguiente.
El presupuesto trimestral suele utilizarse para empresas que tienen actividades por temporadas y muchas fluctuaciones en sus ingresos y gastos. Permite seguir los resultados de la empresa durante un período más largo, lo que puede ayudar a anticipar dificultades financieras.
Para una empresa en desarrollo, generalmente se recomienda tener un modelo mensual a 3 años. Este es el que hemos privilegiado en nuestros planes financieros.
Encontrar una plantilla de presupuesto provisional preestablecida
Esta es la base para un buen comienzo.
Una plantilla de plan financiero previamente completada es una herramienta muy útil que puede ahorrarle mucho tiempo y garantizar que los cálculos sean precisos.
Cuando el presupuesto se completa previamente, los usuarios no tienen que preocuparse por anexar datos o tener que ingresar manualmente cada elemento.
Además, la plantilla preestablecida generalmente está acompañada de explicaciones y gráficos que ayudan a comprender mejor los gastos e ingresos.
En nuestros planes financieros, no tiene que hacer ningún cálculo para obtener un presupuesto provisional correcto y, sobre todo, significativo. Solo tiene que modificar los supuestos y las fórmulas se actualizan automáticamente. Además, el modelo lo ayuda a corregir automáticamente todos sus supuestos.
Ahora podemos estimar los ingresos.
Estimar el ticket promedio por cada cliente
El ticket promedio es un indicador de desempeño que mide el monto promedio total de transacciones realizadas por un cliente.
Si multiplicamos este indicador por el número de clientes potenciales, podemos obtener estimaciones de ingresos para nuestro proyecto empresarial.
Tomemos un ejemplo con un restaurante.
Para estimar la facturación anual de un restaurante que tiene un ticket promedio por cliente de $250 MXN y un número de clientes diarios de 40, primero calcularemos la facturación diaria.
Facturación diaria = ticket promedio por cliente x número de clientes diarios = $250 MXN x 40 clientes = $10.000 MXN
Luego, para calcular la facturación anual, multiplique la facturación diaria por el número de días hábiles del año.
Facturación anual = facturación diaria x número de días hábiles = $10.000 MXN x 260 días = $2.600.000 MXN
Como lo puede imaginar, ahora necesitamos estimar el número de clientes potenciales.
Estimar el número de clientes potenciales
Este es quizás el ejercicio más difícil al elaborar un presupuesto provisional.
Es importante poder estimar el número de clientes potenciales que uno puede tener. Esta estimación permitirá determinar los ingresos esperados, como acabamos de ver en el ejemplo anterior.
Existen varios métodos para estimar el número de clientes potenciales.
Uno de los más comunes es identificar el tamaño de su mercado objetivo, que es la cantidad de personas que probablemente comprarán sus productos o servicios. Tenga en cuenta: el tamaño de su mercado objetivo no corresponde necesariamente al número total de clientes potenciales, ya que a menudo hay una parte de esta población que no estará interesada en sus productos o servicios.
Una vez que tenga una idea del tamaño de su mercado objetivo, puede utilizar técnicas de cálculo para estimar la cantidad de clientes potenciales.
Uno de los métodos más comunes es usar estadísticas de mercado para estimar cuánta participación de mercado podría conseguir. Por ejemplo, si sabe que su mercado objetivo es de 100.000 personas y puede esperar una participación de mercado del 5 %, puede estimar que tendrá 5000 clientes potenciales.
Incluir los préstamos bancarios que recibirá
Los préstamos bancarios son una fuente común de financiamiento para las empresas que comienzan, ya que proporcionan fondos rápidos para financiar los gastos operativos y las inversiones necesarias.
Los préstamos bancarios son parte de los ingresos en un presupuesto provisional.
Corresponden a las entradas de efectivo al negocio, tales como ventas, subvenciones, préstamos e inversiones.
Adjuntar el dinero recibido de inversionistas y subvenciones
Un negocio puede ser financiado por inversionistas y subvenciones, además de los pagos recibidos por ventas y préstamos bancarios.
Los inversores son individuos o empresas que invierten fondos en el negocio a cambio de una parte de las ganancias o acciones.
Asimismo, las subvenciones son fondos destinados por organismos públicos o privados para ayudar a financiar las actividades de una empresa, normalmente a cambio de determinadas garantías.
Integrar el dinero recibido a través de los aportes de los socios
Ahí, nos interesamos en el dinero que entrará en la empresa.
Continuamos analizando las diferentes modalidades de financiación.
Los aportes de socios son sumas de dinero aportadas por un accionista para ayudar a financiar una empresa.
Estas contribuciones se consideran inversiones en lugar de préstamos.
Por lo general, vienen con un acuerdo de que el accionista recibirá intereses en función de las ganancias de la empresa.
Los aportes también se pueden utilizar para comprar acciones de la empresa, lo que significa que el accionista puede beneficiarse de las ganancias de la empresa a largo plazo.
Por supuesto, también se pueden utilizar para comprar activos, como activos fijos o materias primas.
Tenga en cuenta que estos aportes son diferentes de los préstamos porque no tienen que devolverse, a menos que la empresa quiebre o se liquide.
Ahora podemos pasar a los gastos o "desembolsos", que son los términos utilizados en un presupuesto provisional.
Calcular los costos variables relacionados con la producción
Esta es la primera categoría de gastos que nos interesa.
Los costos variables de una empresa son gastos que varían según la producción y las ventas. Están directamente relacionados con la cantidad de productos o servicios producidos o vendidos.
Entre ellos podemos encontrar materias primas, trabajos relacionados con la producción, etc.
De hecho, las materias primas a menudo se compran a un precio unitario y, por lo tanto, el costo total depende de la cantidad de productos o servicios producidos o vendidos.
Además, el costo de la mano de obra está directamente relacionado con la cantidad de productos o servicios producidos o vendidos. Tenga en cuenta que no siempre se aplica a los gastos variables. Esto es especialmente cierto para las empresas que producen artículos tangibles, como las fábricas.
Calcular el costo de la comercialización
Los costos de marketing de una empresa son todos los gastos asociados con la promoción y el marketing de sus productos y servicios.
Estos costos pueden incluir gastos de publicidad (tanto en línea como localmente), campañas de marketing digital, gastos de relaciones públicas, campañas de correo electrónico, pagos de patrocinadores y otros gastos relacionados con el marketing.
Por supuesto, este presupuesto también puede incluir los salarios de los empleados del departamento de marketing y los gastos relacionados con la capacitación y la investigación de productos y servicios.
Por lo tanto, deben ser considerados en un presupuesto provisional.
Calcular el costo de todos los demás gastos operativos
Los costos operativos de un negocio son los otros gastos necesarios para que su negocio funcione.
Le damos unos ejemplos para ayudarle a contabilizar adecuadamente estos costos.
Puede ser un seguro para proteger el negocio contra riesgos tales como accidentes, daños a la propiedad y pérdidas financieras.
También existen cargos bancarios, por servicios bancarios como transferencias, cheques y tarjetas de crédito.
Además, gastos administrativos: por actividades administrativas como contabilidad, gestión de recursos humanos y gestión de relaciones con los clientes.
No olvidemos el agua, la electricidad, el gas y otros servicios públicos.
Existen también honorarios por servicios profesionales como contabilidad, asesoría jurídica y gestión fiscal.
Igualmente, debe contar con un presupuesto de mantenimiento, para mantener y reparar equipos, edificios e instalaciones.
Por último, el pago de una renta, para rentar locales comerciales o terrenos.
Calcular el costo de los salarios y contribuciones
Incluya el costo total de los salarios en el presupuesto provisional porque a menudo es un elemento importante para las empresas.
Los costos de personal deben presentarse de forma detallada, indicando el costo de los salarios, de las contribuciones sociales, entre otros.
Calcule el costo total del salario para cada puesto de trabajo usando las tasas de salario promedio para cada puesto de trabajo. Las contribuciones a la seguridad social y otros cargos de nómina también deben incluirse en este cálculo.
A continuación, determine la cantidad de personas necesarias para cada puesto clave en el negocio. Esto incluye empleados permanentes, empleados temporales y empleados independientes.
Calcular los impuestos y gravámenes
Los impuestos legales comunes a todas las sociedades son el Impuesto sobre Sociedades (IS), el IVA, el Impuesto sobre Bienes Inmuebles y el Impuesto sobre Sociedades.
El IS es un impuesto que grava los beneficios generados por la empresa y se calcula en función de su facturación.
El IVA es un impuesto al consumo que se paga sobre los bienes y servicios vendidos por la empresa.
El impuesto a la propiedad se debe a los terrenos y edificios utilizados por la empresa. El impuesto profesional es un impuesto que grava las actividades profesionales realizadas por la empresa.
Además de estos impuestos y gravámenes, algunas empresas deben pagar impuestos adicionales, como el impuesto al tabaco, el impuesto al juego y el impuesto a las bebidas alcohólicas.
Calcular los gastos financieros relacionados con los préstamos bancarios
Es importante integrar adecuadamente los reembolsos de los préstamos bancarios en el presupuesto proyectado.
De hecho, debe planificar pagos mensuales o trimestrales en su presupuesto, teniendo en cuenta los pagos de intereses y de capital.
En su presupuesto provisional, es importante asegurarse de que los reembolsos del préstamo bancario se puedan lograr con los ingresos y cobros generados.
Determinar el flujo de caja operativo total
Es simplemente un cálculo.
Debe considerar todos los flujos que se consideran como "operativos" y luego sumarlos.
Por ejemplo, su facturación es un flujo operativo positivo (es dinero que ingresa). En los flujos negativos, se encuentran todos los que mencionamos anteriormente (excepto los cargos relacionados con los préstamos bancarios)
Conocer el flujo de caja financiero total
Para obtener el flujo de caja financiero total, también debe realizar un cálculo (bastante simple).
Solo necesita deducir los gastos financieros (dinero utilizado para pagar préstamos e intereses).
Para una empresa en fase de creación, generalmente no hay entradas relacionadas con la financiación.
Establecer el flujo de caja de inversión total
Para obtener el total, es muy simple.
Debe sumar todo el dinero recibido para la financiación de inversiones (mencionadas anteriormente).
Generalmente, para una empresa en fase de creación. No hay “gastos” con respecto a los flujos de inversión.
Sumar para obtener los flujos de efectivo
Para obtener el flujo de caja total, simplemente sume el total de los tres tipos de flujos indicados anteriormente.
De hecho, todas las entradas o salidas de dinero corresponden a una de estas 3 categorías. Así, al sumar todos estos flujos, habrá considerado todos sus ingresos y todos sus gastos. Entonces sabrá cuál es el flujo de caja final para un período determinado.
Acumular estos flujos para obtener el saldo de caja
El saldo de caja se puede obtener acumulando los flujos de caja durante un período determinado.
Por ejemplo, el saldo al final del año 1 corresponde a la acumulación de todos los flujos mensuales de los meses del año 1.
El saldo de caja se puede calcular con diferentes frecuencias y en diferentes períodos de tiempo (por ejemplo, trimestralmente, anualmente).
Verificar que el saldo de efectivo permanezca positivo
Es imposible presentar un presupuesto provisional con un saldo de caja deficitario.
¿Por qué ? Porque no es viable tener dinero negativo en las cuentas de la empresa.
Un saldo de caja negativo indica que los recibos son insuficientes en relación con los desembolsos.
Para remediarlo, es necesario aumentar los ingresos o reducir los desembolsos.
Existen varias estrategias para lograr este objetivo, tales como:
- aumentar las previsiones de ingresos
- buscar un préstamo bancario
- aumentar los aportes de los socios
- recortar salarios
- limitar la compra de equipos y maquinaria
Si obtiene un saldo de caja negativo con nuestros planes financieros, un indicador se lo indicará y le ayudará a corregir sus supuestos.
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