Abrir una agencia de viajes: la guía completa
Nuestros expertos han elaborado un plan de negocios para una agencia de viajes completamente personalizable
¿Qué es una agencia de viajes?
Aun si es un concepto frecuente en México, revisar la definición de lo que puede considerarse como una agencia de viajes es primordial si se quiere comenzar con el pie derecho en este negocio.
Así pues, se trata de una empresa que organiza y vende viajes, vuelos, reserva de hoteles y vacaciones a los clientes. Actúa como intermediario entre los consumidores y los distintos proveedores del mercado turístico, como las compañías aéreas y los hoteles.
Debido a su proximidad con el cliente, las agencias de viajes también tienen una función de asesoramiento, pues informan a los consumidores de los trámites que deben realizar antes de cualquier viaje, les asesoran y les proponen una oferta personalizada en función de sus expectativas y deseos.
¿Cuáles son las tareas de una agencia de viajes?
La agencia de viajes está en contacto directo con los clientes y se comunica con ellos para identificar sus necesidades.
En general, las principales tareas de una agencia de viajes son:
- atender a los clientes de forma personalizada
- asesorar a los clientes en función de sus expectativas y su presupuesto
- comprobar los precios y la disponibilidad de lugares
- informar a los clientes sobre el país de destino y los lugares que se van a visitar
- contactar con terceros para reservar alojamiento, billetes de tren o avión
- ayudar a los clientes en los trámites administrativos, como la solicitud de visados
- diseñar paquetes de viaje con todo incluido
- calcular los gastos de las actividades
- garantizar la satisfacción del cliente
¿Cuáles son los socios clave de una agencia de viajes?
Una agencia de viajes puede tener muchos socios clave. Entre ellos, podemos nombrar a las autoridades locales, que le ayudan a adquirir los permisos necesarios para visitar determinados lugares.
También están las autoridades de inmigración y las compañías aéreas, con las que hay que trabajar para organizar un viaje al extranjero.
Adicionalmente, puede colaborarse con otras agencias de viajes para organizar viajes conjuntos.
¿Qué conocimientos son necesarios para crear una agencia de viajes?
Para poder llevar a cabo su proyecto de abrir una agencia de viajes, es imprescindible adquirir una serie de conocimientos. Entre ellos se encuentran los siguientes:
- familiaridad con los distintos destinos y productos que se ofrecen
- la capacidad de hablar y entender lenguas extranjeras
- fuertes habilidades comerciales e interpersonales
- la creatividad necesaria para desarrollar paquetes de vacaciones
- rigor en la gestión administrativa
¿Se necesita un diploma para montar una agencia de viajes?
En el Reglamento de las Agencias de Viaje de México no se estipula como obligatorio el tener un título en turismo para abrir una empresa en este sector.
Sin embargo, un buen número de empresarios que inician su propio negocio en este campo tienen una titulación en turismo. Esta es necesaria para comprender plenamente las especificidades de la empresa y del sector turístico.
Por lo tanto, se recomienda vivamente que realice un curso de formación en el ámbito del turismo, bien sea una carrera universitaria o un curso de menor duración certificado.
¿Hay cursos de formación para crear una agencia de viajes?
En efecto. Las siguientes son algunas de las formaciones que podrían ser útiles para tener mayores posibilidades de éxito:
- licenciatura en administración turística y hotelera, Universidad del Valle de México
- licenciatura en gestión de negocios turísticos, Universidad Justo Sierra
- cursos en línea de Condé Nast, como el CN Traveler en Marketing Digital y Comunicación para empresas hoteleras, de restauración y turismo
- cursos de corta, mediana o larga duración en el área de lenguas de la UNAM
¿Cuáles son los pasos y procedimientos para establecer una agencia de viajes?
Para crear una agencia de viajes, es necesario realizar los trámites de inscripción de la empresa en el Registro Público de Comercio (RPC), así como en la Secretaría de Turismo.
Creación e inscripción en el Registro Público de Comercio
En primer lugar, será necesario hacer los trámites de constitución de la empresa. A continuación, deberá solicitar la inscripción en el Registro Público de Comercio (RPC).
Los pasos que hay que dar varían según el estatuto jurídico elegido, pero, en general, será necesario seguir los protocolos estipulados por la Ley Federal de Turismo.
Inscripción en la Secretaría de Turismo
Antes de iniciar su negocio, la Secretaría de Turismo deberá otorgarle un aval de funcionamiento, el cual acredite que las normas del Reglamento de las Agencias de Viaje están siendo seguido.
También deberá aceptar la posibilidad de ser evaluado periódicamente por esta entidad.
¿Cuál es la normativa que hay que seguir para crear una agencia de viajes?
Las agencias de viajes están sujetas a una estricta normativa, especialmente el Código de Turismo. Estas son las principales normas que hay que respetar:
Obligaciones de información
Las agencias de viajes están sujetas a varias obligaciones de información, entre ellas las siguientes:
- respetar las obligaciones de información precontractual y contractual para la celebración de contratos de venta de viajes y vacaciones
- informar a los pasajeros aéreos de la identidad de la compañía aérea
- tener disponible la información sobre su registro empresarial
Autorizaciones de billetes de tren y avión
Si una agencia de viajes planea tener la posibilidad de reservar o emitir billetes de tren o avión, debe obtener la aprobación de:
- la Secretaría de Turismo
- la Coordinación Federal de Turismo
Otras obligaciones que deben respetarse
Uno de los parámetros más relevantes a tener en cuenta sobre la legislación de este tipo de entidades es la necesidad de tener un libro de Registros de Quejas y Sugerencias: de acuerdo con el Artículo 23 de una de las variantes del Reglamento de Agencias de Viajes, dicho documento debe estar disponible para los usuarios y será susceptible de ser evaluado por las autoridades competentes.
¿Qué seguro se necesita para crear una agencia de viajes?
En México, de acuerdo con las leyes citadas, el seguro contra accidentes es obligatorio para las agencias de viajes. Este debería cubrir a los clientes, por supuesto, pero también a los trabajadores, en caso de estar bajo un régimen integral.
Seguro de responsabilidad civil
Con este seguro se cubren los daños físicos y materiales que pueda causar a un tercero en el ejercicio de su actividad.
Seguro financiero
Este seguro puede ser muy útil para complementar el obligatorio para las agencias de viajes, pues le permite tener un capital, en caso de quiebra, que podría ser utilizado para reembolsar a sus clientes.
¿Es necesario un plan de negocios para crear una agencia de viajes?
Antes de abrir una agencia de viajes, es esencial que el proyecto esté bien pensado y que se elabore un plan de negocio. El objetivo de este documento es estudiar la rentabilidad y la viabilidad de su proyecto.
Además, el plan de negocios de su agencia de viajes permite a los bancos comprender mejor su proyecto, lo cual facilitará el obtener la financiación necesaria.
También da acceso a numerosas ventajas, entre las que se encuentran las siguientes:
- una hoja de ruta y una estrategia de desarrollo
- un presupuesto inicial con una lista de gastos
- las previsiones de ingresos y ganancias
- los datos necesarios para diseñar una buena estrategia de marketing para aumentar sus ganancias
¿Es necesario un estudio de mercado para crear una agencia de viajes?
Sin duda, el primer paso para abrir una agencia de viajes es realizar un estudio de mercado para evaluar el potencial comercial de su futura empresa.
Este estudio le permitirá saber si existe una demanda y conocer las expectativas de los clientes de su zona.
También será una herramienta útil para estudiar a sus competidores, analizando sus puntos fuertes, pero también sus puntos débiles. Esto le dará la oportunidad de distinguirse y posicionarse mejor en el mercado.
Además, la investigación de mercado permite estudiarlo de forma global para comprender mejor su dinámica.
Por último, este estudio será una posibilidad de conocer mejor las últimas tendencias del sector, con el fin de atraer más clientes.
¿Cuál es el presupuesto necesario para crear una agencia de viajes?
Para abrir una agencia de viajes, hay que reservar un presupuesto mínimo de $3 700 MXN.
La ventaja de este tipo de empresas es que puede ser empezada en solitario, desde su propia casa, con su computador y unos pocos gastos de instalación.
El presupuesto máximo, por su parte, es de unos $2 750 000 MXN. Este importe incluye la compra de un local, el acondicionamiento de su agencia, la contratación de empleados y una importante inversión en su comunicación.
Calcule el presupuesto de su agencia de manera rápida y sencilla con la previsión financiera para una agencia de viajes.
¿Cuáles son los gastos que deberían tenerse en cuenta en el presupuesto de una agencia de viajes?
Para crear una agencia de viajes, hay que hacer una inversión inicial considerable. Esto incluye:
- la adquisición de un local o la compra de un negocio ya constituido
- en el caso de un alquiler, una fianza o el pago de las primeras rentas
- un presupuesto para las obras de adecuación de los locales
- costos de instalación
- pequeños accesorios, decoración y mobiliario
- equipo informático
- honorarios del contable y del abogado
- un presupuesto de marketing para el lanzamiento
- suscripción a varias aplicaciones en línea
- tasas de inscripción en el directorio
Para obtener una lista completa y detallada de las inversiones iniciales, consulte la previsión financiera de una agencia de viajes.
¿Cómo elegir la ubicación de su agencia de viajes?
Para encontrar la ubicación ideal para su agencia de viajes, hay que tener en cuenta varios criterios.
En primer lugar, hay que asegurarse de que el edificio está en buenas condiciones. También hay que buscar un espacio que requiera la menor cantidad de reformas posibles.
Además, sería útil encontrar locales que tengan un buen aislamiento acústico. En cuanto a su superficie, debe adaptarse a la capacidad deseada.
Por último, asegúrese de que hay un parqueadero cerca de su agencia de viajes para garantizar la comodidad de sus clientes.
¿Es mejor montar una agencia de viajes como independiente o en franquicia?
Para abrir una agencia de viajes, puede optar por trabajar como autónomo o unirse a una red de franquicias. Cada una de estas opciones tiene sus ventajas, pero también sus inconvenientes.
Por lo tanto, debe informarse sobre cada una de ellas para determinar cuál le conviene más.
Las ventajas de una agencia de viajes independiente
- no tener que pagar un canon de franquicia
- recibir todos sus ingresos, sin tener que pagar un porcentaje, entre el 5% y el 20%, al franquiciador
- tener más flexibilidad y autonomía, ya que no se está sujeto a las normas de la franquicia
- tener la posibilidad de fijar sus propios precios y definir sus propios márgenes
- evitar cualquier riesgo de conflicto con una entidad matriz
- la posibilidad de vender su negocio más fácilmente como independiente
Las ventajas de una agencia de viajes en franquicia
- menores costos de puesta en marcha, gracias al apoyo de la franquicia
- acelerar el lanzamiento del negocio
- reducir los riesgos del negocio
- recibir formación en gestión empresarial
- obtener financiación más fácilmente
- aprovechar las ventajas de una imagen de marca ya presente en el mercado
- acceso a los datos del mercado y a las últimas tendencias del sector
- reducir el estrés y aumentar la sensación de tener la situación bajo control
¿Qué concepto debería escogerse para tener una agencia de viajes rentable?
Si tiene una buena ubicación y quiere centrarse en el toque humano, apueste por una agencia de viajes tradicional. Sin embargo, asegúrese de trabajar en su concepto y seguir las nuevas tendencias.
Si, por otro lado, considera que la revolución digital ha superado a las agencias tradicionales, cree una agencia virtual. Sin embargo, debe saber que la competencia es aún más dura.
Por lo tanto, deberá crear una experiencia única al cliente, ofreciendo, por ejemplo, viajes peculiares o centrándose en actividades específicas (excursiones, cruceros, etc.). Con una propuesta de valor clara y precisa, podrá destacarse de la competencia.
Por último, también puede combinar los dos enfoques. De este modo, tendrá una agencia de viajes tradicional, reforzada por un sitio web que presenta sus ofertas. Esto duplicará sus posibilidades de atraer clientes y ser aún más rentable.
¿Cómo fijar los precios y las tarifas como agencia de viajes?
En general, las agencias de viajes cobran entre un 10% y un 15% del precio de los billetes y los servicios. Por supuesto, es posible elegir diferentes tarifas, siempre y cuando se respeten los parámetros máximos establecidos por el Reglamento de las Agencias de Viajes, los cuales son estipulados por la Secretaría de Turismo.
Además, es bastante común que algunos socios comerciales den una comisión extra cuando la agencia les trae más clientes. Aquí es donde entra en juego todo, pues podrá llevarse más comisiones ofreciendo un descuento sobre el precio que le muestra a sus clientes.
Si quiere aumentar la rentabilidad de su agencia de viajes, céntrese en el cliente y no en el dinero. Un cliente satisfecho con el servicio y el viaje se convertirá siempre en un cliente habitual.
Con la previsión financiera para una agencia de viajes, podrá probar diferentes precios y tarifas y analizar su impacto sobre los ingresos previstos, el punto de equilibrio y los beneficios.
¿Qué ganancias pueden esperarse de una agencia de viajes?
En general, la ganancia media de una agencia de viajes oscila entre $1 650 000 MXN y $5 500 000 MXN anuales en los primeros años de funcionamiento.
Sin embargo, esta cifra puede variar en función de varios parámetros, a saber:
- el número de destinos disponibles y los paquetes ofrecidos
- el número de empleados contratados por la agencia de viajes
- el posicionamiento de su agencia y, por tanto, el precio de los viajes ofrecidos
- la competencia en su área de actividad
- el hecho de que su agencia tenga un canal de distribución en línea
Con la previsión financiera de una agencia de viajes podrá estimar las ganancias de su negocio, con base diferentes precios y un cierto número de servicios vendidos.
¿Cómo calcular las ganancias de una agencia de viajes?
Para una agencia de viajes, las ganancias dependerán esencialmente de la venta de planes para vacacionar.
Para calcular sus ganancias, primero deberá determinar cuánto ganará con una transacción media, la cual suele oscilar entre los $18 300 MXN y los $183 000 MXN por transacción.
A continuación, deberá multiplicar esta cantidad por el número de clientes potenciales a los que venderá sus planes. Sin embargo, esta cifra no tiene por qué permanecer estable, pues es probable que el número de clientes a lo largo de los meses aumente.
Para una agencia de viajes, el crecimiento anual de los ingresos suele situarse entre el 15% y el 25%.
Para obtener una estimación de los ingresos rápida, paso a paso y en la que no tenga que hacer ningún cálculo, utilice la previsión financiera para una agencia de viajes.
¿Qué estrategia de marketing utilizar para aumentar los ingresos de una agencia de viajes?
Es importante tener una idea clara de cómo va a lanzar su agencia de viajes. Por lo tanto, deberá elaborar un plan de acción de tres años, por lo menos.
Este plan deberá contener diferentes estrategias para aumentar sus ganancias. He aquí algunos de los parámetros a tener en cuenta:
- abarcar nuevos mercados, como los cruceros, los viajes a países poco conocidos, los viajes humanitarios
- desarrollar una nueva oferta de viajes a destinos exóticos
- encontrar socios que le permitan organizar viajes excepcionales
- renegociar los contratos con restaurantes y hoteles
- desarrollar una comunidad en las redes sociales
- abrir nuevas agencias en el extranjero
- desarrollar una franquicia
En el plan de negocios de una agencia de viajes encontrará una estrategia completa y detallada.
¿Cuáles son los gastos de funcionamiento de una agencia de viajes?
Los gastos de una agencia de viajes son muy diversos. Entre ellos, los siguientes suelen ser los más importantes:
- el alquiler de los locales que ocupará la empresa y sus gastos asociados
- gastos administrativos
- el presupuesto de marketing y comunicación
- retribución del personal y cotizaciones a la seguridad social
- costos de desarrollo, si está diseñando una plataforma en línea
- pagos del contable y abogado
- los diferentes impuestos
Encuentre estos costos y comprenda su influencia sobre el punto de equilibrio de su negocio en la previsión financiera de una agencia de viajes.
Abrir una agencia de viajes: ¿es rentable?
Para saber si su agencia de viajes es rentable, deberá basarse principalmente en 3 parámetros: se trata de los costos de puesta en marcha, las ganancias previstas y el margen neto que se obtiene.
Por ejemplo, supongamos que tendrá un presupuesto inicial de $550 000 MXN para la apertura de su agencia de viajes y que los ingresos anuales y el margen neto son de $1 460 000 MXN y de un 30% respectivamente.
Con estos parámetros, la agencia de viajes generaría un beneficio de alrededor del 30% x 1 460 000= $438 000 MXN al año. Ahora tendrá que calcular el periodo de amortización necesario para su agencia de viajes. Este periodo es de 550 000/438 000 = 1,25 años. En otras palabras, su agencia de viajes será rentable después de 1 año y 3 meses.
Para calcular fácilmente la rentabilidad y los beneficios de su proyecto, utilice la previsión financiera de una agencia de viajes.
¿Cómo aumentar la rentabilidad de su agencia de viajes?
La rentabilidad de una agencia de viajes depende principalmente de dos elementos: la capacidad de generar ingresos y el control de los gastos.
Para atraer a los clientes y vender más viajes, deberá contar con una sólida estrategia de marketing. Para ello, será necesario:
- rodearse de socios que puedan apoyar el crecimiento de su negocio
- diversificar sus ofertas con una nueva gama de viajes de lujo con un mayor precio de venta, por ejemplo
- diseñar un sitio web para llegar a más gente
- destinar un presupuesto importante a la comunicación para darse a conocer
- no gastar más del 60% de los ingresos en recursos humanos
- probar diferentes canales, como asociaciones, influenciadores, redes sociales, carteles, Google Ads
Aunque todo este trabajo de gestión financiera pueda no ser tan agradable de hacer, será necesario si se quiere asegurar el éxito de la empresa.
¿Cómo financiar la creación de una agencia de viajes?
Hay varias formas de conseguir el capital necesario para crear su agencia de viajes.
En primer lugar, están las ayudas públicas, como aquellas ofrecidas por el Instituto Nacional del Emprendedor y la Secretaría de economía. Este tipo de incentivos proveen, además de capital para el establecimiento de las empresas, cursos útiles en las áreas relacionadas con el futuro sector de actividad.
Por ejemplo, en México, el Programa de Incubadoras aporta hasta un 60% del valor de los equipos para el establecimiento de empresas. Por esta misma línea se encuentran el PYME y el Centro México Emprender, ambos encargados de prestar asistencia financiera.
Además de las ayudas públicas, existen iniciativas privadas o mixtas para los creadores de empresas. Se trata de los préstamos de honor y de los concursos. Cabe señalar que el Estado y las instituciones públicas también suelen organizar este tipo de concursos.
Por último, hay organizaciones que pueden ofrecer apoyo no financiero, como sesiones de formación o entrenamiento.
Todos estos actores e instituciones le pedirán que demuestre el potencial de rentabilidad de su proyecto antes de confiar en él. Por lo tanto, tendrá que exponerles un plan de negocios sólido para su agencia de viajes.